¿Conoces los tipos de factura existentes?
Cuantos tipos de facturas existen y que características tienen
La factura ordinaria,
factura rectificativa y factura recapitulativa son diferentes tipos de factura
en base a su contenido. Según su valor legal, encontramos la factura pro forma
y la copia de la facturas o el duplicado de la factura.
Si cumple más o menos requisitos puede ser una factura completa o una factura simple. Y dependiendo del medio por el que se transmite usamos una factura en papel o una factura electrónica.
Si cumple más o menos requisitos puede ser una factura completa o una factura simple. Y dependiendo del medio por el que se transmite usamos una factura en papel o una factura electrónica.
A la hora de determinar cuántos
tipos de facturas existen tenemos que tener en cuenta que existen diferentes
criterios para definirlas, por eso hemos clasificado las clases de facturas
comerciales teniendo en cuenta sus características.
Podemos resumir que
los tipos de facturas existentes, en realidad son variantes o surgen a partir
de un solo tipo de factura que es la factura ordinaria.
Los tipos de factura existentes son los siguientes:
- Factura ordinaria.
- Factura rectificativa.
- Factura recapitulativa.
- Factura proforma.
- Factura simplificada.
- Factura completa.
- Factura electrónica.
Factura Ordinaria
La factura ordinaria es el
tipo de factura que se usa con más frecuencia.
Este tipo de factura
documenta una operación comercial, bien sea de compraventa o de prestación de
algún servicio.
Debe contener todos los
datos acerca de la operación que se lleva a cabo como son el número de factura,
la fecha de expedición, nombre y apellidos o razón social, número de
identificación fiscal, domicilio tanto del emisor como del destinatario,
descripción de la operación llevada a cabo, el tipo impositivo del IVA, el
porcentaje de retención del IRPF, la cuota tributaria, el importe total a
pagar, y la fecha en que se haya producido la operación de que se trate.
Como consecuencia de la
factura ordinaria puede producirse la factura rectificativa y la
recapitulativa.
Factura Rectificativa
La factura rectificativa se usa cuando hay que hacer la corrección de una
factura anterior porque la misma no cumpla los requisitos establecidos por la ley
o si se produce devolución de productos, de envases o embalajes, o bien cuando
se producen descuentos o bonificaciones posteriores a la operación.
También por resolución firme que deje sin efecto o modifique las operaciones realizadas, y por auto de declaración concursal del destinatario de la factura.
También por resolución firme que deje sin efecto o modifique las operaciones realizadas, y por auto de declaración concursal del destinatario de la factura.
Esta factura debe ser
expedida en el momento que se tenga constancia de los motivos que dan lugar a
su expedición, y siempre que no hayan pasado más de cuatro años desde que se
emitió la factura que se va a rectificar.
Además, existe la
posibilidad de rectificar varias facturas en una sola factura rectificativa. Se
podrá efectuar la rectificación de varias facturas en un único documento de
rectificación, siempre que se identifiquen todas las facturas rectificadas.
La factura rectificativa
contiene los requisitos comunes de todas las facturas, pero además también
contiene:
- Datos que identifican la factura rectificada como por ejemplo el número
de factura y la fecha de expedición.
- La rectificación que se lleva a cabo.
- La condición de factura rectificativa.
- Motivos que causan la rectificación.
- El tipo impositivo y la cuota repercutida tienen que reflejar la
rectificación efectuada bien indicando directamente el importe de la
rectificación (ya sea positivo o negativo) o bien consignándolas como quedan al
rectificarlas en cuyo caso se especificará también el importe de la
rectificación.
Factura Recapitulativa
La factura recapitulativa permite incluir en una sola factura, varias
operaciones dirigidas a un mismo destinatario y que estén comprendidas en
distintas fechas pero en un mismo mes natural.
Cuando el destinatario de
la operación es empresario o profesional que actúe como tal, la expedición
deberá realizarse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en el curso del
cual se hayan realizado las operaciones.
En las entregas de bienes
comprendidas en el artículo 75.Uno.8.º de la Ley del Impuesto, las facturas
deberán expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se inicie
la expedición o el transporte de los bienes con destino al adquirente.
Copia y duplicado de la factura
La copia de una factura y el duplicado de la factura son variantes de estos
tipos de factura.
La copia de una factura
contiene los mismos datos que la factura original, tan solo se diferencia en
que tiene que venir especificada la expresión “Copia”, para así poder
distinguirla de la factura original.
La copia queda en manos
del emisor de la misma, mientras que la factura original es la que se envía al
cliente.
El duplicado de una
factura es igual que la factura original, y se hace cuando hay varios
destinatarios o bien cuando se produce la pérdida de la factura original,
razón por la cual se debe detallar que es un duplicado, ya que aparece la
factura original puede provocar confusión.
Factura Proforma
Otro tipo es la factura proforma, que documenta una oferta comercial,
indicando los productos o servicios que el vendedor proporcionará al comprador
a un determinado precio, con lo cual su finalidad es que el comprador disponga
del máximo posible de información relativa a la futura compra que va a
realizar.
Por ello no tiene valor
contable ni sirve de justificante, por lo que no se numera, ni se aconseja
firmarlas o sellarlas, salvo que el cliente lo solicite de forma explícita.
Suele incluir la fecha
máxima de validez.
Además es importante
incluir en el encabezamiento de la factura de forma visible la indicación
proforma, de modo que no se confunda con la factura comercial, la cual será
emitida cuando se realice la operación.
Factura Simplificada y Factura Completa
Además las facturas dependiendo de si contienen más o menos datos pueden
ser facturas simples o facturas completas.
Cuando cumplen con todos
los requisitos establecidos por la Ley son facturas completas, o bien si
solo cumplen algunos requisitos son facturas simplificadas.
Tras la aprobación del
último reglamento de facturación en Diciembre de 2012, desaparece el tícket
como documento contable y pasa a englobarse dentro de la factura simplificada,
que podrá emitirse, como sustituta de éste cuando su importe no exceda de 3.000
euros, en las misma operaciones en las que antes se admitía ticket, como el
comercio al por menor, la hostelería o el transporte de personas.
La factura simplificada
podrá emitirse, igualmente, y a elección del emisor, cuando su importe no
exceda de 400 euros, o cuando deba expedirse una factura rectificativa.
Factura Electrónica
La factura electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel
y, desde Enero de 2013, reciben el mismo tratamiento.
La diferencia entre la
factura en papel y la factura electrónica únicamente reside en que la
transmisión de esta última es por medios electrónicos y telemáticos.
Para cumplir con la norma
y que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en
papel, el documento electrónico que la representa debe contener los campos
obligatorios exigibles a toda factura y ser transmitido de un ordenador a otro
recogiendo el consentimiento de ambas partes.
Con la aprobación del
nuevo reglamento de facturación para 2013, ya no es necesario que la factura
electrónica esté firmada mediante una firma electrónica avanzada basado a
certificado reconocido, aunque sí que es recomendable hacerlo.
Desde enero de
2015 su uso es obligatorio para trabajar
como proveedor de la Administración Pública, lo cual está contribuyendo a
extender su uso y a proteger a pymes y autónomos de la morosidad.
Ventajas de las facturas
electrónicas:
Entre las distintas ventajas de las facturas
electrónicas podemos citar que se:
- Facilitan las
transacciones
- Consume menos
papel
- Reducen las
cargas administrativas.
- Aumenta la
seguridad jurídica en el tráfico económico.
Recordar que antes de emitir este tipo de factura, se
debe contar con la
aprobación del receptor para aceptar este formato.
La factura electrónica está regulada
por la siguiente normativa:
·
Reglamento de facturación que se
recoge en el Real Decreto 1619/2012 y que entró en vigor el 1 de
Enero de 2013.
·
Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la
factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector
Público.
Algunas Comunidades Autónomas ya vienen por su parte
legislando sobre sus propias plataformas de facturación electrónica: Cataluña (Ley
10/2011), Comunitat Valenciana (Decreto 87/2010) y La Rioja (Decreto 27/2013).
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