¿Qué hacer si un Inspector de trabajo visita tu empresa?
Uno de los mayores temores que sienten, tanto empresas como trabajadores autónomos, es recibir la visita de la Inspección de Trabajo que puede producirse en cualquier momento y sin previo aviso.
Ante esta situación, es
importante que empresas y profesionales conozcan cuáles son sus derechos, cómo
actuar y qué pasos deben seguir ante la visita de la Inspección de Trabajo.
La Inspección de Trabajo y
Seguridad Social se regula por su propia Ley (Ley 23/2015, de 21 de julio,
Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social).
Es un servicio público al que
corresponde ejercer la vigilancia del cumplimiento de las normas del orden
social y exigir las responsabilidades pertinentes, así como el asesoramiento y,
en su caso, conciliación, mediación y arbitraje en dichas materias.
Está amparada por los Convenios
número 81 y 129 de la Organización Internacional del Trabajo (OIT).
Hay sectores, como el comercio y
la hostelería que, año tras año, son los que más actuaciones provocan en
asuntos relacionados con la economía irregular y el trabajo de extranjeros.
Desde
el 12 de septiembre de 2016 el Libro de Visitas, en el que los Inspectores de
Trabajo anotaban las diligencias que encontraban en su visita a la empresa dejó
de ser obligatorio para los autónomos, profesionales y empresarios, lo que
supuso su completa eliminación.
¿Cuándo puedes recibir la visita de la Inspección de Trabajo?
En primer lugar, debemos dejar
claro que la visita de la Inspección de Trabajo se puede producir en cualquier
momento, sin aviso previo y sin que se fundamente en alguna causa en concreto.
La Inspección se realiza para
controlar que la empresa cumple con todas las disposiciones legales en materia
laboral, de Seguridad Social, de prevención de riesgos laborales, protección
social, protección por desempleo, cooperativas, trabajo de extranjeros,
mediación y conciliación, revisando contratos de trabajo, la posible
realización de horas extra…
No
obstante, la Inspección de Trabajo realiza de manera puntual o recurrente
inspecciones enmarcadas en determinadas campañas para velar por el cumplimiento
de ciertas normas específicas, en cuyo caso, dicha inspección estará centrada
en supervisar un aspecto en concreto como puede ser por ejemplo el registro
horario de los trabajadores.
Asimismo,
la inspección de trabajo puede producirse por las siguientes causas:
·
Una
denuncia de una persona, trabajador o no, que tendrá que identificarse, ya que
no se admiten las denuncias anónimas.
·
Campañas
de control de la Inspección de Trabajo.
·
Tras
la apertura del centro de trabajo, licencia de obra, licencia o cambio de
actividad.
·
Haber
sufrido un accidente grave o múltiple en tu empresa.
·
Por
informaciones facilitadas por alguna Administración Pública.
¿Que normas comprende la actuacion de la Inspeccion de trabajo?
Las normas del orden social
relativas a materias:
a) Laborales.
b) Prevención de riesgos
laborales.
c) Seguridad social y protección
social.
d) Colocación.
e) Empleo.
f) Formación profesional para el
empleo y protección por desempleo.
g) Economía social.
h) Emigración.
i) Movimientos migratorios y
trabajo de extranjeros.
j)
Igualdad de trato y oportunidades y no discriminación en el empleo.
Conforme a lo anterior, podemos
decir que se trata de una Inspección de Trabajo generalista que actúa en todas
las cuestiones que inciden en el orden social, así como cuantas otras atribuyan
la vigilancia de su cumplimiento a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
En el ejercicio de sus
funciones, los Inspectores de trabajo pueden entrar libremente en cualquier
momento y sin previo aviso en todo centro de trabajo, así como permanecer en
él.
Durante la visita, el Inspector
puede hacerse acompañar por el empresario o por su representante, por los
empleados o por los representantes de los trabajadores.
La Inspección de Trabajo es un
mecanismo fundamental para garantizar el cumplimiento de la normativa laboral y
proteger los derechos de empresas y empleados.
Conocer las actuaciones ante la
inspección de trabajo es de gran relevancia para garantizar un ambiente laboral
seguro, justo y equitativo.
Ante la visita de un Inspector
de trabajo o subinspector de empleo nos surge la duda de cómo debemos actuar y
comportarnos ante la misma.
En
el caso de que su empresa sea objeto de una Inspección de Trabajo, conviene
repasar muy bien, con carácter previo a cualquier comparecencia por poco
trascendente que pueda parecer, toda la documentación que se aportará y que la
misma sea supervisada por asesores o expertos con conocimientos adecuados sobre
la materia.
Inicio inspección
- En primer
lugar es necesario saber que no necesariamente se necesita una denuncia de
un exempleado o una persona ajena a la empresa para recibir una inspección
de trabajo. Tampoco tiene porqué estar informado con un preaviso por
parte del Inspector o subinspector para dicha inspección.
- La función
de los inspectores es controlar y vigilar que las empresas y trabajadores
cumplan con las responsabilidades administrativas que exige la Ley y de
asesorar e informar a los mismos en materia laboral y Seguridad Social,
por lo que cualquier empresa puede recibir en cualquier momento una visita
tanto esperada como inesperada de un Inspector de trabajo, o subinspector
de empleo.
- Por ello,
cualquier empresa o negocio puede ser susceptible de recibir la visita de
un Inspector de trabajo, sin necesidad de que haya un preaviso.
- El
Inspector sólo podrá inspeccionar el centro de trabajo tras su
identificación (salvo en casos excepcionales debidamente justificados en
que considere que identificarse puede suponer perjudicar la investigación
de hechos ilícitos). Durante la visita al centro de trabajo el empresario
o su representante podrán acompañar al Inspector.
- La empresa
está obligada a facilitar la acreditación de toda aquella persona que se
encuentre en el centro de trabajo cuando el Inspector de Trabajo se
persone en él.
- Como
responsable de un centro de trabajo, oficina o empresa, no puede negarse a
la inspección que lleve a cabo un Inspector de trabajo. Está obligado a
dejarles proceder en su tarea y el mismo Inspector puede ver cada uno de
los espacios del centro de trabajo, así como solicitar que un empleado le
acompañe en la Inspección.
- El Inspector
actúa en representación de la autoridad y si se le impide la entrada en la
empresa, puede reclamar ayuda policial para que le facilite su entrada por
la fuerza.
Atención.
Cabe destacar que,
si tiene su centro de trabajo o trabaja en su propio domicilio, puede negarse a
una Inspección de Trabajo y de no autorizar la Inspección, el inspector o los
órganos de Administración Pública requerirían una autorización judicial.
Ahora bien,
recuerde que los inspectores de trabajo pueden presentarse en las instalaciones
de su empresa o local sin que sea necesario que le haya preavisado.
Si se encuentra en
esta situación, solicite su identificación (disponen de un carné que acredita
su cargo) y actúe así:
- Permita la
entrada y facilite la revisión física del espacio de trabajo. El Inspector
podrá, por ejemplo, pedirle acceso al almacén (para verificar que cumple
con las medidas de seguridad).
- El Inspector
también podrá interrogar o solicitar la identificación de todo su personal
(para verificar que están dados de alta o que, si son extranjeros,
disponen de la autorización para trabajar).
Atención.
Los Inspectores de trabajo se pueden presentar en nuestras
instalaciones sin haber preavisado con antelación. En caso de que esto ocurra,
se deberá notificar la situación inmediatamente al director de recursos humanos
o al responsable del centro de trabajo.
Pautas a seguir
con la Inspección de Trabajo
En el momento de recibir la visita del inspector se deben
tener en cuenta los siguientes puntos a la hora de atender a la Inspección:
Mostrar una actitud colaboradora:
La obstrucción a la actividad inspectora no aportará nada bueno
durante la instrucción del expediente y por el contrario no solo constituye una
infracción sancionable que el funcionario actuante no dudará en proponer si
detecta este tipo de comportamiento, sino que además ello sólo puede favorecer
que, ante un incumplimiento, la propuesta de sanción del Inspector lo sea en su
cuantía e importes más elevados.
Mantener la calma:
No es aconsejable que la persona que comparezca ante el
funcionario actuante sea alguien de carácter fácilmente irascible o lo haga
alterada. En la línea apuntada anteriormente es aconsejable que la persona que
comparezca se manifieste, por lo menos aparentemente, como colaborador y
dialogante. Perder los nervios o predisponerse en contra del funcionario
actuante y del organismo que nos ocupa no aportará ningún beneficio en el
desarrollo de las actuaciones y por el contrario puede predisponer de forma
negativa al Inspector actuante y provocar que acabe investigando más de lo
inicialmente previsto.
Cuanto mayor es el ámbito de actuación inspectora
mayor también es el riesgo de detectar irregularidades sancionables:
No podemos engañarnos, ante una panorama legislativo tan denso y
disperso como al que actualmente se deben enfrentar las empresas, con una
técnica legislativa más que dudosa, prácticamente no hay ninguna empresa que
cumpla de forma íntegra con las obligaciones impuestas por las disposiciones
vigentes. No debemos favorecer que nuestro comportamiento o actuación haga que
el órgano inspector decida ampliar el ámbito inicial de sus actuaciones
comprobatorias por cuanto eso amplía exponencialmente el riesgo de detectar
irregularidades en nuestra empresa.
Preparar adecuadamente las comparecencias:
Conviene repasar
muy bien, con carácter previo a cualquier comparecencia por poco trascendente
que pueda parecer, toda la documentación que se aportará y que la misma sea
supervisada por abogados, asesores o personas con conocimientos adecuados sobre
la materia.
En el caso de no
conocer los procedimientos o algunos de los documentos, recomendamos consultar
a su asesor laboral para que le pueda ayudar a obtener los documentos
necesarios para poder pasar con éxito una Inspección de Trabajo.
Las diligencias o
escritos que los Inspectores de trabajo presenten en las empresas tras una
inspección, pueden incluir el requerimiento de presentar alguno de los
siguientes documentos:
- Comunicación
de apertura de la autoridad laboral
- Cuadro
horario y calendario laboral
- Parte de
Alta y justificantes de pago de las cuotas al Régimen Especial de
Trabajadores Autónomos (RETA)
- Recibos de
salarios
- Parte de
alta y baja de los trabajadores
- El
justificante de que la empresa está inscrita en la Seguridad Social.
- Los
justificantes de que se está pagando a la Seguridad Social.
- Resumen de
horas extraordinarias
- Los
contratos de trabajo presentados ante la oficina de empleo y el
justificante de su comunicación
- En el caso
de que tengas en tu empresa trabajadores extranjeros, las autorizaciones
de trabajo y documentación de los trabajadores.
- Libro de
contabilidad (diario mayor y balances)
- Escritura
de constitución de la sociedad
- Declaración
del Impuesto de Sociedades
- Declaración
de retenciones del IRPF (modelo 190)
- Declaración
de operación con terceros (modelo 347)
- Documentación
relacionada con la prevención de riesgos laborales: medidas de protección,
material preventivo de accidentes de trabajo, resultados de los controles
de salud, evaluación de riesgos y planificación de la acción preventiva,
una relación sobre los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales
que hayan durado más de un día, etc.
- Documento
de asociación (a efectos de accidentes de trabajo)
- Justificantes
de aplazamientos y fraccionamientos de pagos de cuotas a la Seguridad
Social
- Documento
acreditativo de alta en el IAE
- Contratos
mercantiles
El inspector tiene el derecho y la obligación de analizar toda la actividad
sujeta a inspección, abriendo las diligencias, pruebas o exámenes que considere
oportunos, por lo que puede reclamar:
- Las claves
de acceso a los ordenadores
- La toma de
fotografías, muestras, vídeos y cualquier otro registro
- La
identificación de todas las personas que se encuentren en el centro de
trabajo. Ahora bien, la presentación del DNI será responsabilidad de cada
trabajador ya que el empresario no cuenta con la autoridad necesaria para
obligarles.
- La toma de
declaración a los trabajadores y al propio empresario, aunque estas
palabras no se darán inmediatamente como ciertas sino que se registrarán
en las actas.
- Si considera que existen
posibilidades de que se destruyan pruebas o de que se alteren los
documentos físicos o informáticos, así como si se determina que pueden
existir probables causas de riesgo laboral, podrán establecerse medidas
cautelares.
Comparecer representado por un asesor experto en la
materia:
Aunque no resulta exigible ni legalmente obligatorio,
resulta altamente imprudente que el propio empresario comparezca personalmente
ante el Inspector actuante. Es aconsejable que se delegue esta facultad en un
experto asesor cualificado quien no sólo estará más acostumbrado a la dinámica
de la Inspección de Trabajo sino que además podrá defender cualquier asunto que
se plantee con más argumentos técnicos; es por ello aconsejable presentar la
minima documentación posible alegando que la misma se halla en el despacho de
nuestro asesor; el Inspector nos abrirá el acta correspondiente y nos citara
para presentar la documentación en dia y hora.
Especialmente escrupuloso debe ser el empresario si la
Inspección de Trabajo viene provocada por un accidente de trabajo:
La empresa tiene la obligación de efectuar una
Investigación del accidente acontecido, pero la legislación no establece un
plazo concreto para elaborar la misma por lo que a pesar de la insistencia y
comentarios del Inspector actuante la empresa debe tomarse el tiempo que
resulte necesario para realizar la investigación. Lo que se refleje en esa
investigación de accidente pasará a constituir una auténtica declaración de la
empresa a los efectos de fijar los hechos del accidente y establecer los
posibles incumplimientos, pudiendo ser incluso utilizada en las diligencias
penales que se puedan abrir a raíz del siniestro. Por ello no debe entregarse
ningún documento y en especial la Investigación de accidente sin haber sido
supervisada y autorizada por el asesor de la empresa
Terminación
de la Inspección
Las conclusiones del
Inspector, serán trasladadas tanto al empresario como al delegado en
prevención, entregando requerimiento de subsanación, en caso de no presentar
toda la documentación solicitada, se abrirá un Acta de Infracción y una
propuesta de sanción.
Las actuaciones
comprobatorias a un mismo sujeto no pueden dilatarse por más de 9 meses ni interrumpirse
por más de 5 meses, salvo que la dilación o interrupción sea imputable al
propio sujeto inspeccionado.
Sobre este plazo
de 9 meses se establecen una serie de excepciones que permiten ampliar el
citado plazo por otro periodo que no excederá de otros nueve (hasta un total de
18 meses), como son:
- Cuando las
actividades de inspección revistan especial dificultad y complejidad. Se
entiende que se produce atendiendo al volumen de operaciones del sujeto
obligado, por la dispersión geográfica de sus actividades, y en aquellos
otros supuestos que indique una norma reglamentaria.
- Cuando en
el transcurso de las mismas se descubra que el sujeto inspeccionado ha
obstruido u ocultado al órgano inspector alguna de sus actividades o de
las personas que las desempeñen.
- Cuando la
actuación inspectora requiera de cooperación administrativa internacional.
Para la imposición
de sanciones por infracciones administrativas en el orden social es obligatoria
la tramitación previa de un expediente comprobatorio.
Tras el expediente
comprobatorio el Inspector de Trabajo suele concluir sus actuaciones con
alguna de las siguientes decisiones:
- Considerando
que no hay ninguna irregularidad y archivando las actuaciones.
- Requiriendo
a la empresa para que en un plazo determinado solvente las irregularidades
sin proposición de sanción.
- Proponiendo
una sanción a través de la correspondiente Propuesta de Acta de Infracción
y/o proponiendo también Acta de Liquidación de cuotas derivada de los
posibles incumplimientos detectados en materia de cotización.
- En la
investigación de accidente de trabajo puede además proponer la imposición
a la empresa de un Recargo de Prestaciones.
- Promoviendo
de oficio actuaciones que corrijan las omisiones o incumplimientos de la
empresa.
- Proponiendo
al organismo que corresponda la suspensión o cese en el pago de
prestaciones.
- Ordenando
la paralización de trabajos o tareas si considera que hay riesgo grave e
inminente para la seguridad y salud de los trabajadores.
- Proponiendo a su jefatura la
formulación de demanda de oficio ante la Jurisdicción Social.
Atención.
Los hechos
constatados por los funcionarios actuantes en las actas de liquidación o
propuestas de sanción tienen presunción de certeza, salvo prueba en contrario,
es decir le va a corresponder a la empresa acreditar que lo que el funcionario
actuante manifiesta haber constatado no era verdad o era diferente a como
recoge en sus actuaciones.
Frente a la
propuesta de sanción o de liquidación formulada por el Inspector de Trabajo la
empresa podrá formular las alegaciones correspondientes en el plazo de 15 días
desde su notificación. A su vez, frente a la resolución que resuelva
sobre las mismas podrá la empresa formular Recurso de Alzada en el plazo de un
mes desde su notificación.
Concluida la fase administrativa si la resolución que resuelve
el Recurso ratificara la sanción o el Acta de Liquidación de cuotas la misma
podrá ser recurrida en vía jurisdiccional ante los Tribunales de Justicia.
Sanciones en caso de obstrucción a la labor de la Inspección de
Trabajo
Como hemos
apuntado antes, existe un deber de colaboración con la Inspección de Trabajo
que, si no se cumple, puede traer consigo sanciones que se sumarán a las
propias que desencadene la propia laboral inspectora.
Así se establecen las siguientes sanciones:
Falta leve: El retraso en el
cumplimiento de las obligaciones de información, comunicación o comparecencia,
lo que se castiga con multas de entre 60 y 625 euros.
Infracciones
graves: Acciones u omisiones que perturben, retrasen o impidan el
ejercicio de las funciones de los inspectores, sancionadas con multas de entre
626 y 6.250 euros.
Infracciones muy graves: Obstrucción a la labor inspectora las acciones u omisiones que tengan por objeto impedir la entrada o permanencia en el centro de trabajo de los inspectores; la negativa a identificarse o a identificar o dar razón de su presencia sobre las personas que se encuentren en el centro realizando cualquier actividad; las coacciones, las amenazas o el ejercicio de violencia sobre los Inspectores de Trabajo y Seguridad Social y los Subinspectores de Empleo y Seguridad Social; incumplimiento de los deberes de colaboración y el no entregar en soporte informático la información requerida para el control de sus obligaciones en materia de régimen económico de la Seguridad Social, cuando esté obligado o acogido a la transmisión electrónica de liquidaciones de cuotas o de datos de cotización, así como la reiteración en las conductas de obstrucción calificadas como graves, con multas de entre 6.251 y 187.515 euros.
¿Qué ocurre tras la visita de la Inspección de Trabajo?
Finalmente, tras
la visita del Inspector, éste entregará al director de Recursos Humanos o al
responsable del centro de trabajo el libro de visitas con la diligencia que
haya anotado pudiendo levantar, si lo considera necesario, acta de infracción.
En este caso,
transcurridos 10 días desde la fecha que figura en el acta, el empresario
recibirá la notificación por correo certificado y una vez recibida dispone de
15 días hábiles para presentar alegaciones.
La duración máxima
de una inspección de trabajo es de 9 meses, ampliable a otros 9 en casos de
especial dificultad.
Asimismo, hay un plazo de 5 meses desde el inicio, que no puede
pasar sin que la inspección haga algún tipo de actuación.
Asesoramiento Legal
En caso de que se
identifiquen áreas de riesgo significativo, buscar asesoramiento legal para
asegurar una respuesta adecuada y evitar posibles sanciones.
Es crucial que la empresa demuestre una actitud de colaboración y transparencia durante la visita del Inspector, con el objetivo de cumplir con la normativa laboral y mantener un ambiente de trabajo seguro y legal.
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