Cómo optimizar el control de ingresos y gastos de un negocio
Este dicho no podría ser más
cierto en el mundo de los negocios.
El entorno económico con el
que se relaciona una empresa acostumbra a ser complejo: clientes, proveedores,
Administraciones Públicas, socios, competidores… Y para que una empresa
prolongue en el tiempo su actividad, es necesario optimizar el control de ingresos
y gastos.
Este es un principio para
cualquier entidad, ya sea una pequeña startup,
una pyme, unos servicios de un autónomo profesional, etc.
Una gestión financiera eficiente es esencial para
garantizar la buena marcha de la empresa y su capacidad para adaptarse y
responder ante las cambiantes condiciones económicas.
¿Qué son los
ingresos y gastos de un negocio?
Esta pregunta puede parecer muy sencilla, pero en el día a
día de una empresa a veces se pueden generar confusiones. Para llevar un buen control
de ingresos y gastos, en primer lugar, hay que diferenciar bien los siguientes
términos:
·
Ingresos: Se corresponden
normalmente con las ventas de productos y servicios, y se tienen en cuenta en
el momento en el que emites la factura correspondiente o realizas la operación.
·
Cobros: El cobro es el
movimiento de tesorería que permite que la factura emitida previamente
(ingreso), se convierta en dinero en efectivo, sea por caja o por banco.
·
Gastos: Al igual que los
ingresos, los gastos se producen en el momento en que se genera la factura o la
operación correspondiente. Suelen ser más variados que los ingresos, ya que
aparte de las compras, pueden producirse por la remuneración del trabajo al
personal, la amortización del inmovilizado o el interés generado por un
préstamo.
·
Inversiones:
Tienen muchas similitudes con los gastos y, de hecho, a veces se confunden con
ellos, pero tienen dos características fundamentales que las definen.
La
primera es que se adquieren con el objetivo de que permanezcan más tiempo en la
empresa, ayudando a realizar la actividad, y la segunda es que suelen
corresponderse con importes elevados
·
Pagos: Son los movimientos de
tesorería que se corresponden con la salida de efectivo para liquidar las
obligaciones de pago generadas por los gastos y las inversiones.
Además de que no siempre
coinciden en el tiempo, para el control de ingresos y gastos debes tener en
cuenta que los cobros y pagos de facturas suelen llevar impuestos indirectos
(como el IVA) que no se consideran ingresos ni gastos, así que tampoco tiene
por qué coincidir el importe cobrado con el ingreso ni lo pagado con el gasto o
la inversión.
Estas son dos razones (aunque no las únicas) por las que no
es buena idea llevar el control de ingresos y gastos de tu empresa basándote
solo en los extractos de los bancos.
Tipos de
ingresos y gastos a controlar
Aunque es fundamental
controlar todos los aspectos financieros de una empresa, algunos tipos de
ingresos y gastos requieren especial atención. Las ventas, por ejemplo, deben
ser monitoreadas en detalle, desglosando las categorías y líneas de negocio
para evaluar su desempeño y evolución. De manera similar, los gastos deben ser
clasificados minuciosamente, desde los costos de personal hasta las facturas
recurrentes, con el propósito de entender el flujo financiero y detectar
posibles ineficiencias.
Además, es esencial considerar
el registro y la justificación de gastos mediante facturas y comprobantes de
pago. La pérdida de estos documentos puede impedir la deducción fiscal de
gastos, lo que afecta directamente a la rentabilidad de la empresa. Soluciones
tecnológicas, como aplicaciones de escaneo y registro de tiques, emergen como
herramientas vitales para ayudar a reunir los justificantes de gastos (que
luego deberán ajustarse con la aplicación de los criterios de la Agencia
Tributaria para aceptación o no.
O por otro lado, la contratación de un gestor quien a
través de su experiencia, podrá analizar tu negocio con su perspectiva
empresarial.
Por qué es importante llevar
un control de ingresos y gastos de un negocio
Las empresas siempre han
tenido que controlar de una forma u otra lo que ingresan y lo que gastan. Esto
es así porque para saber si puede seguir adelante necesita conocer sus
resultados, que se obtienen de la diferencia entre los ingresos y los gastos de
un periodo concreto.
No solo eso, sino que también
necesitas saber cuáles son los orígenes de esos resultados, es decir, cuáles
son las líneas de negocio, productos, servicios o proyectos que son rentables y
que hacen que la empresa funcione.
Hay muchos casos de empresas
que tienen resultados positivos de forma global porque algunas de sus líneas
son rentables, aunque otras no lo sean.
Los problemas vienen cuando en
un momento determinado, por ejemplo, en una crisis económica, se reducen las
ventas de las líneas rentables y afloran las pérdidas ocasionadas por las no
rentables.
Da igual que seas autónomo, pyme o gran empresa: el control
de ingresos y gastos debe existir siempre, ya que es la clave para saber si tu
negocio funciona correctamente y poder actuar con rapidez en caso de
imprevistos.
¿Qué tipos de
ingresos y gastos deben controlarse?
Aunque el control de ingresos
y gastos debe realizarse sobre todos los movimientos que afecten a la
contabilidad de la empresa, hay algunos de ellos que requieren especial
atención.
Dentro de los ingresos, las
ventas sin duda necesitan un control específico que te permita conocer su
evolución y su composición.
Es conveniente que separes las
ventas en cuentas diferentes, de tal forma que puedas analizar su evolución por
línea de negocio o por otras variables que te interesen.
Y con los gastos ocurre lo
mismo: conviene clasificar correctamente las cuentas de gasto para que te den
la información que necesitas.
Por ejemplo, es interesante
tener cuentas de coste de personal diferentes para cada departamento, porque te
permitirá conocer el coste de cada uno de ellos siempre que lo necesites.
Las compras y otros gastos que vienen mediante factura
también suponen un desembolso importante para cualquier empresa, y hay que
registrarlos adecuadamente para que el resultado de la empresa sea real.
¿Cómo se hace un
informe de ingresos y gastos?
Lo primero que le debes pedir
a un informe de ingresos y gastos es que sea útil. Debe contener la información
necesaria y relevante que te sirva para analizar e interpretar la evolución de
tu empresa. Para ver la evolución, lo mejor es que el informe contenga datos
mensuales.
Además, debe estar
estructurado de manera que puedas extraer fácilmente los diferentes resultados
(bruto, neto, EBITDA, …) y puedas saber si estás cubriendo adecuadamente los
costes y cuál es el beneficio.
Los gastos en una empresa se
obtienen de diferentes fuentes: facturas, nóminas, cargos bancarios, cuadros de
amortización de préstamos, etc…
De esa manera tendrás toda la información organizada en un
mismo lugar y será mucho más fácil no sólo el control de ingresos y gastos sino
también la obtención de informes.
Optimiza la gestión de gastos de tu empresa
Establece un presupuesto
Realizar un presupuesto es la clave para reducir los costes
innecesarios de una empresa. Es la referencia principal para evaluar las
acciones y decisiones y analizar los resultados. Debe ser realista, contando
con todos los gastos fijos con los que cuenta la empresa y las principales vías
de ingresos.
Evalúa los gastos y reduce los costes de la empresa
Hay que analizar todas las compras en las que incurre una
empresa, gracias a una primera elaboración del presupuesto, para así comprender
el origen y función de todas. Tras esto, es esencial una revisión y control,
para analizar qué partidas puede ahorrarse y cuáles destinarse a otro tipo de
gastos más necesarios dependiendo del momento en el que se encuentre la
empresa.
Establece una política de gastos
La política de gastos de una empresa es el conjunto de
reglas que deben seguirse para un buen funcionamiento de las finanzas de la
misma, donde se recogen las reglas y los límites de los gastos, por ejemplo. La
aplicación de una política de gastos de la empresa permite:
·
Asegurar que todos los
empleados siguen el mismo proceso para la gestión de los gastos profesionales
·
Recopilar datos para elaborar
informes de contabilidad y análisis sobre los patrones de gastos de las
empresas
·
Centralizar el proceso de
gestión de los gastos y ajustar reglas que perduren en el tiempo
Una vez que se establezca una política de gastos eficaz
para la empresa, esta debe darse a conocer entre todos los empleados y recoger
sus impresiones y posibles sugerencias por si hubiera que adaptarla aún más a
las necesidades de todos. Recordemos que una buena gestión de gastos es trabajo
de todos los actores de una empresa.
Digitalización de los documentos
Invertir en tecnología es siempre un punto a favor para
todo tipo de negocios. Olvidar los archivos físicos como facturas, recibos e
informes financieros supone un ahorro de espacio y tiempo muy importante para
la salud de la empresa. Además, esto facilita en gran medida el acceso a los
documentos, trayendo consigo una mejor gestión de los gastos y un aumento de la
productividad.
Motivar a los trabajadores
Como hemos dicho, la gestión
eficaz de gastos de una empresa tiene que ver con todos los implicados en la
actividad profesional. Por eso, mantener a los empleados contentos y motivados
es otro de los puntos clave. Ya sea premiándolos si se cumple con el
presupuesto u ofreciéndoles el reembolso de gastos de manera rápida, los
empleados verán que a menor gasto hay un mayor rendimiento en la empresa.
Y es que cuando una empresa
tiene un presupuesto bien definido, los objetivos serán más fáciles de
alcanzar, y ello trae consigo numerosas ventajas financieras que pueden verse
recompensadas en todos los trabajadores de la misma.
Pero esto no es todo, ya que
además de motivar a los empleados, la formación es otra de las ventajas que un
buen control de gastos puede traer a la plantilla. Invertir en formar a los
trabajadores para que estén al día en un mercado tan competitivo puede ser una
clave diferenciadora respecto a otras empresas de la competencia.
Un ahorro de dinero gracias a un buen presupuesto ofrece
oportunidades de retener talentos en las empresas, ya sea con recompensas o con
programas de beneficios, para conseguir una plantilla comprometida con sus
objetivos, contenta y trabajadora.
Sé constante en
el control de ingresos y gastos
La mejor manera de optimizar
el control de ingresos y gastos es que registres los movimientos de una manera
sistemática y organizada (además de tener en cuenta la periodificación de
ingresos y gastos).
Tradicionalmente, las hojas de
cálculo (por ejemplo, Excel) han cumplido una función muy importante en este
control, sobre todo en pymes y autónomos, ya que las aplicaciones específicas
solían tener un precio elevado y además exigían tener ciertos conocimientos
contables.
El principal problema de las
hojas de cálculo es que se pueden producir errores porque normalmente son de
diseño interno y, con el tiempo, se pueden desconfigurar algunas fórmulas
importantes.
No obstante, siguen siendo
imprescindibles como herramienta auxiliar.
Aun así, todavía siguen siendo
necesarios los conocimientos contables, al menos para establecer los criterios
y procedimientos.
Por ejemplo, debes conocer la diferencia entre un gasto y
un inmovilizado, o saber que tienes que distinguir entre el corto y el largo
plazo para registrar un préstamo.
Ayúdate con la
conciliación bancaria
La conciliación te permite detectar diferencias y errores
en el registro de ingresos y gastos. Si haces la conciliación diaria o, al
menos, semanal, tu control de ingresos y gastos será mucho más preciso.
Automatiza
facturas y gastos recurrentes
Otra función muy útil es la recurrencia de facturas y
gastos, es decir, que puedas registrar de una forma rápida y, sobre todo,
sistemática los gastos que se producen periódicamente, como pueden ser las
nóminas, facturas de electricidad, comunicación, gestoría, etc. Esto también
mantendrá tu control de ingresos y gastos al día.
Registra los
tiques de gastos
Uno de los agujeros negros de
los gastos suele ser el generado con los tiques y gastos con tarjeta. Muchos de
los justificantes de estos gastos se pierden por el camino y es difícil después
conseguir duplicados. El problema es que sin justificante, el gasto no es
deducible fiscalmente. En algunas empresas esto puede suponer una cantidad
considerable.
La solución pasa por las
aplicaciones específicas para escanear o registrar tiques. Suelen ser también
aplicaciones en la nube, con apps muy prácticas en el móvil y con
reconocimiento automático de la información (fecha, importe, etc…) para que el
usuario no tenga que intervenir demasiado y no le resulte tedioso.
En general, podemos decir que llevar un control adecuado de
ingresos y gastos es cada vez más sencillo.
¿Cómo se tratan
los gastos en la contabilidad?
Un control regular y eficiente
de los gastos es esencial para las finanzas de una empresa tanto a medio como a
largo plazo.
Es imprescindible que los
datos financieros estén actualizados y muestren la realidad de las cuentas de
la empresa. Tener una buena salud financiera es sinónimo de toma de buenas
decisiones desde los departamentos contables.
Llevar una gestión mensual o
incluso diaria de los gastos permite que todos los costes asociados a la
empresa se mantengan dentro del presupuesto establecido, y así evitarás
malentendidos en el futuro.
Así también se pueden corregir
las deficiencias de los planes financieros establecidos y ajustar los límites
de gastos para no excederlos.
Todos los departamentos de la
empresa, cada uno con su responsable, deben tener una idea de los movimientos
que se producen, de los proyectos realizados y por realizar y sobre todo de los
ingresos.
Así es más fácil que la parte
contable pueda llevar un control eficiente de los gastos de la sociedad.
Controlando los costes, una
empresa puede ahorrar dinero en varios sectores, para así invertirlo en otros
ámbitos, en otros proyectos, departamentos o fondos de inversión.
Además, a final de año, se
gestiona mejor el proceso de cierre de cuentas y el ejercicio impositivo.
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