Libros obligatorios; autonomos, empresa, asociaciones sin animo lucro
Libros obligatorios para el Empresario individual (Autónomo)
Estos libros dependerán del régimen
fiscal concreto a que estés sometido, a tenor de la Ley 35/2006, de 28 de
noviembre, del Impuesto de la Renta de las Personas Físicas y de modificación
parcial de las leyes de los Impuesto sobre Sociedades, de la Renta de no
Residentes y sobre el Patrimonio. (BOE 26 de noviembre de 2006)
Si tu régimen fiscal es de
Estimación Directa y te dedicas a una actividad industrial, comercial o de
servicios, deberás llevar los libros oficiales del Código de Comercio (Art. 25
del Código de Comercio), que deberás legalizar en el Registro Mercantil.
Estos libros
son:
·
Libro Diario
·
Libro de
Inventarios y Cuentas Anuales
Si tu régimen fiscal es de
Estimación Directa Simplificada, deberás llevar Libros Fiscales, sin ser
necesaria la llevanza de los de Comercio (cuya obligatoriedad quedaría cubierta
por la de aquellos).
Estos libros
son:
·
Ventas e
Ingresos
·
Compras y
Gastos
·
Registro de
Bienes de Inversión
Si estas acogido al régimen de Estimación
Objetiva, no estás obligado a llevar libro alguno, si bien debes conservar los
justificantes de tus operaciones.
En el caso de que apliques deducción
por amortizaciones debes llevar un libro de Bienes de Inversión.
Libros obligatorios para los empresarios:
El artículo 18 de la Ley 14/2013, de
27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización (la
“Ley de Emprendedores”), establece que todos los libros que obligatoriamente
deban llevar los empresarios, con arreglo a las disposiciones legales
aplicables1 (los “Libros”),
Estos
libros son:
.- libro de inventarios y cuentas anuales y
libro diario;
.- libro de actas y de los órganos colegiados de
la sociedad;
.- libro registro de acciones nominativas, en
el caso de tratarse de una sociedad anónima, o libro registro de socios, si se
trata de una sociedad de responsabilidad limitada; y
.-
libro registro de contratos con el socio/accionista único, en el caso de una sociedad
unipersonal”.
Se legalizarán telemáticamente en el
Registro Mercantil correspondiente después de su cumplimentación en soporte
electrónico y antes de que trascurran cuatro meses desde la fecha del cierre
del ejercicio social.
Hasta la fecha, la legalización en
el Registro Mercantil de los Libros podía efectuarse mediante presentación de
los mismos en formato papel, en soporte digital, telemáticamente o mediante una
combinación de dichos formatos en función del libro de que se tratara.
En relación con este tema, la Ley de
Emprendedores introduce importantes novedades, entre las que destacan las
siguientes:
(a) A partir de ahora, sólo será
posible la formación de Libros en formato electrónico y su legalización
telemática en el correspondiente Registro Mercantil competente, de modo que
será preciso inutilizar o cerrar de forma previa los Libros en formato papel.
(b) La legalización de los Libros
deberá realizarse dentro de los cuatro meses siguientes a la fecha del cierre
del ejercicio y, con una periodicidad anual, si bien los empresarios podrán
voluntariamente legalizar libros de detalle de actas o grupos de actas formados
con una periodicidad inferior a la anual cuando interese acreditar de manera
fehaciente el hecho y la fecha de su intervención por el Registrador.
(c) La presentación telemática de
Libros se realizará a través de la página web www.registradores.org,
seleccionando la opción “Presentación telemática de cuentas y libros” siendo
necesario que la sociedad disponga de un certificado digital para efectuar
dicho trámite.
Al respecto, es de mencionar que
para poder acceder a dicho servicio será necesario estar dado de alta,
procedimiento que puede realizarse directamente desde la web en el apartado
“Cómo abonarse”.
También será necesario disponer de
firma digital compatible, siendo admisible el certificado de la Fábrica
Nacional de Moneda y Timbre que se utiliza para las presentaciones telemáticas
de Hacienda.
Por otro lado, en relación con la
obligación de formulación de las cuentas anuales por parte de las sociedades de
capital, la Ley de Emprendedores ha modificado el artículo 257.1 del Real
Decreto 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el Texto Refundido de la
Ley de Sociedades de Capital (la “Ley de Sociedades de Capital”), estableciendo
nuevos umbrales que dan derecho a formular balance y estado de cambios en el
patrimonio neto abreviados, de forma que a partir de la entrada en vigor de la
Ley de Emprendedores, podrán formular dichos estados financieros de forma
abreviada aquellas entidades que, durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a
la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las circunstancias
siguientes:
(a) Total de activo no superior a
4.000.000 euros (anteriormente, 2.850.000 euros);
(b) Importe neto de la cifra anual
de negocios no superior a 8.000.000 euros (anteriormente 5.700.000 euros), y
(c) Número medio de trabajadores
empleados durante el ejercicio no superior a 50.
Asimismo, se modifica el artículo
263 de la Ley de Sociedades de Capital relativo a los umbrales que dan derecho
a no auditar las cuentas anuales.
Hasta el momento de la entrada en
vigor de la Ley de Emprendedores, la obligación de auditar venía referenciada a
los mismos límites que para poder formular balance abreviado.
A partir de ahora, se aplican otros
umbrales diferentes, que no son otros que los establecidos en el ya derogado
artículo 257 de la Ley de Sociedades de Capital (conforme a los criterios antes
referenciados).
De este modo, podrá darse el
supuesto de estar en situación de formular balance abreviado pero, a pesar de
ello, estar obligado a auditar cuentas anuales.
Libros obligatorios fundaciones, asociaciones sin ánimo de lucro
¿Qué libros contables debe llevar una fundación sin fines de lucro, que
no desarrolla actividades económicas susceptibles de generar impuestos?.
En
términos generales, las fundaciones y asociaciones, sin fines de lucro que no
desarrollan actividades económicas susceptibles de generar impuestos no tienen
el carácter de contribuyentes de acuerdo con la ley, por ende, podrán llevar
aquellos libros contables que estimen necesarios para sus objetivos de
administración y gestión, o bien que le sean exigidos por instituciones
fiscalizadoras distintas al Servicio de Impuestos Internos.
Por
su parte, si la fundación, asociación; sin fines de lucro, por desarrollar
actividades económicas susceptibles de generar impuestos, califica como
contribuyente de primera categoría de la Ley sobre Impuesto a la Renta deberá
llevar los libros de contabilidad principales.
Estos
libros son:
.- libro caja
.- libro diario
.- libro de mayor
.- libro de inventarios
.- libro de balances
.- libro registro socios
.- libro de actas
además de los
libros auxiliares que determine la ley tributaria (Libro de Compra y Ventas,
Libro de Retenciones, Libro de Remuneraciones, etc.).
Pero, ¿que
os exigirán para, en su día, declaraos de interés público?, (cosa cada vez más
común porque empiezan a exigirlo para la mayoría de las subvenciones) pues una de
las exigencias será la llevanza de contabilidad de acuerdo con el plan general
de contabilidad para entidades sin fines de lucro que implica la llevanza de
los tres libros contables.
En cuanto
a los libros de contabilidad, la Ley dice que las Asociaciones deberán llevar
“una contabilidad ordenada”
Siempre me
pregunto lo que quiso decir el legislador con la expresión “contabilidad
ordenada”.
Desde mi
punto de vista la única contabilidad ordenada que existe es la de la llevanza
por el sistema de la doble partida que incluye la llevanza de Diario y Balances
e Inventarios, no siendo obligatorio el Libro Mayor porque, según el Código de
Comercio, es imprescindible, es decir: que también hay que llevarlo.
Como veis
parece haber todo un vacío en las Leyes de Asociaciones que puede
complementarse acudiendo a la Ley y Reglamento del “Impuesto de Sociedades”,
pero lo más importante de todo es la práctica y, esa práctica, os aconseja que llevéis
la contabilidad por el sistema de doble partida para no tener que hacer un
monte de trabajo atrasado cuando queráis ser declarados de utilidad pública.
No hay problema alguno con el
secreto y confidencialidad de las actas, porque, el registrador “no conserva en su archivo el
contenido de ese fichero relativo a las actas sino que solamente retiene el
“hash” o algoritmo generado por el fichero…y más aún, si los empresarios
quieren mantener el secreto de su contenido en el trámite de legalización y
frente a la curiosidad del Registrador (o el de los trabajadores de la oficina) podrán encriptar el fichero empleando a la sazón las
técnicas habituales…….”
Espero que
esta “encriptación” sirva para que los datos, balances etc. de las empresas,
dejen de ser tan públicos como son ahora, creo que la confidencialidad y la ley
de protección de datos, le queda aún mucho por decir.
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