¿Cómo tributan las cestas y regalos de Navidad en la empresa?
El mes de diciembre con la llegada de Navidad llegan las cenas de empresa, cestas navideñas y regalos que se entregan a clientes y trabajadores. Por tanto, por estas fechas, en los departamentos de contabilidad es frecuente que se reciban facturas, tickets o cargos en las tarjetas de crédito, de restaurantes, tiendas de alimentación o de grandes almacenes.
Pero, cómo
tributan las cestas de Navidad regaladas a empleados y clientes? ¿Es gasto deducible en el impuesto sobre sociedades y en el IRPF? ¿Es deducible el IVA de las cestas de Navidad?
Le explicamos a continuación las dudas sobre cómo tributan
las cestas de Navidad, los regalos de empresa y sobre la deducibilidad de la
factura de la cena de Navidad.
¿Cómo tributan en el
impuesto sobre sociedades y en el IRPF?
Los importes satisfechos por
las cestas de Navidad son un gasto deducible en el impuesto sobre sociedades,
por lo que en este impuesto no existe ningún problema. La propia Ley del
Impuesto sobre Sociedades establece que no se consideran donativos o
liberalidades -conceptos que no serían deducibles- los gastos que, de acuerdo
con los usos y costumbres, se efectúen con el personal de la empresa.
Lo que dice Hacienda: en el caso concreto de las cestas de
Navidad, en la medida en que formen parte de los usos y costumbres de la
empresa (es decir, que se repitan en el tiempo), respecto a su personal,
tendrán la consideración de gasto deducible a efectos del Impuesto sobre
Sociedades, sin necesidad de que figuren en el convenio colectivo o en algún
tipo de pacto que les obligue a ello, por entenderse como un derecho adquirido
del trabajador. El propio Tribunal Supremo, en sentencia 313/2016 de 21 de
abril de 2016, declaró que «el beneficio
de la cesta de Navidad no se puede suprimir de forma unilateral por el
empresario».
Atención. El
Tribunal Supremo ha dictado en varias ocasiones, que la entrega de una cesta de
Navidad a los trabajadores de una empresa se trata de una "concesión más beneficiosa". Es decir, se trata de un
derecho que los empleados adquieren y, al tratarse de un derecho colectivo, los
empresarios no pueden eliminarlo unilateralmente.
El mismo tratamiento
puede aplicarse a las cenas de empresa.
El mayor problema se presenta
a la hora de deducir estos gastos el primer año en que se producen, porque no
existe una costumbre anterior que justifique su entrega. Lo aconsejable sería
no ejercer el derecho a deducción hasta pasado un ejercicio para evitar
problemas con Hacienda.
En consecuencia, es necesario justificar el gasto y su
naturaleza, así como su adecuación a los usos y costumbres. Por tanto, en caso
de que la empresa no haya regalado cestas de Navidad anteriormente, o si se
hace sólo de forma ocasional, no se puede deducir el gasto.
Atención.
El primer año no debe considerarse como gasto deducible la entrega de cestas de
Navidad a los empleados. El resto de años, siempre que se pueda demostrar la
costumbre, sí pueden deducirse.
A este respecto cabe señalar que la carga de la prueba
recae a quien hace valer su derecho y que serán, en su caso, los órganos de
gestión e inspección tributaria a quienes corresponderá, en el ejercicio de sus
funciones la valoración de las pruebas aportadas.
Atención.
Podrá justificarlo presentando facturas de años anteriores, por lo que sólo
será difícil imputarlo como gasto si es el primer año que la empresa lo hace.
En el caso del IRPF, la legislación establece que todos los
gastos que estén relacionados con actividades de relacionadas con actividades
de relaciones públicas con clientes y proveedores y que se repitan en el
tiempo, desgravan en la declaración de la renta.
Atención.
Retribución en especie para el trabajador. Esto
implica que estos conceptos considerados como gasto deducible en el ámbito de
la empresa tengan el tratamiento de retribución en especie del trabajo por
cuenta ajena para los empleados obsequiados con los regalos de Navidad, y que
la empresa deba realizar el correspondiente ingreso a cuenta de la referida
retribución en especie. De igual modo, deberá incluirse entre los rendimientos
en especies satisfechas tanto en las declaraciones trimestrales (modelo 111)
como en el anual (modelo 190).
Además, el importe de la cesta
de Navidad debe incluirse en la base de cotización.
Por ejemplo:
Si el coste total de los lotes
es de 3.000 euros y el tipo de retención aplicable a su plantilla (en promedio)
es del 20%, su empresa deberá ingresar en Hacienda 600 euros (3.000 x 20%).
Sin embargo, puede repercutir este ingreso a cuenta a los trabajadores.
En este caso ya no soportará ese coste adicional, pero sus trabajadores verán
reducido el importe recibido.
Atención. Si la cesta de Navidad se ganara en un
sorteo, su tratamiento sería diferente, aunque
tampoco estaría libre de tributación. Sería considerada una ganancia
patrimonial a efectos del IRPF y formaría parte de la base imponible general
por su valor de mercado.
Regalos a clientes
En el caso de adquirir cestas de Navidad para regalar a clientes, colaboradores o proveedores es necesario tener en cuenta las siguientes consideraciones:
En la medida en que se trate
de gastos por relaciones públicas con clientes serán fiscalmente deducibles
siempre que cumplan los restantes requisitos en términos de inscripción
contable, devengo, correlación entre ingresos y gastos y justificación
documental.
Es imprescindible reflejar en
la factura que se trata de un regalo personalizado. Por tanto, llevará el logo
o el nombre de la empresa. Tenga en cuenta este dato para que quede
perfectamente justificado ante la Agencia Tributaria.
La deducción por gastos a
clientes o proveedores está limitada al 1% del importe neto del volumen de
negocio del período impositivo correspondiente. De esta forma, si su volumen de
negocios en 2023 es de dos millones de euros, en este ejercicio serán
deducibles 20.000 euros. Lo que exceda de esta cuantía no será deducible:
El impuesto sobre sociedades
(cuyo tipo general es del 25%) se calcula sobre el beneficio (ingresos menos
gastos fiscalmente deducibles). Por tanto, estos gastos reducen la base del
impuesto y, en la práctica, sólo suponen un coste del 75% de su importe.
Por el contrario, los gastos
no deducibles -el exceso sobre el 1% en este caso- suponen un coste real del
100% de su importe.
El gasto sólo abarcará la cantidad que hubiera sido
contabilizada por el concepto de cuidados a clientes o proveedores. De este
modo, deberá analizarse si los gastos por atenciones a clientes o proveedores
son tales, y aquí no se integraría ningún otro gasto a personas que no fueran
clientes o proveedores, como por ejemplo, gastos a socios o los sus familiares.
Sin limitación.
Este límite no se aplicará a otros gastos de promoción, que continuarán siendo
deducibles como hasta ahora:
Podrá seguir entregando cestas
de Navidad a sus empleados, de acuerdo con los usos y costumbres.
Continuarán siendo deducibles
sin límite los gastos derivados de la entrega gratuita de muestras, o las
entregas relacionadas con los ingresos (por ejemplo, los obsequios ofrecidos
para conseguir una visita demostrativa de los productos).
Atención. En lo que concierne a los obsequios
publicitarios: bolígrafos, calendarios, agendas, llaveros, lotería de Navidad,
etc., serán deducibles siempre que su importe no exceda del 1% del volumen de
negocios de la entidad. Eso sí, hay que tener en cuenta que este tipo de
artículos deberá ser serigrafiado con el nombre o logo de la empresa para que
pueda entenderse como un gasto de relaciones públicas.
Contabilidad
El correcto procedimiento de contabilizar las cestas de Navidad
es en la cuenta 649 correspondiente a otros gastos sociales. Se tratan de
gastos de naturaleza social realizados por la empresa.
¿Se puede deducir el
IVA de las facturas de las cenas de empresa y de los regalos de Navidad?
El IVA de estos gastos no será
deducible, puesto que según la Ley del impuesto sobre el valor añadido, no
podrán ser objeto de deducción las cuotas soportadas de los bienes o servicios
destinados a clientes, asalariados oa terceras personas excluidas las muestras
gratuitas y los objetos publicitarios de escaso valor y los bienes destinados
exclusivamente a ser objeto de entrega o cesión de uso, directamente o mediante
transformación, a título oneroso, que, en un momento posterior a su
adquisición, se destinaran a cuidados a clientes , asalariados o terceras
personas.
Los regalos publicitarios
entregados a clientes y proveedores, a efectos de deducción del IVA, deben
llevar de forma visible e indeleble el nombre de la empresa y se consideran de
escaso valor cuando el valor del librado a un mismo destinatario en un año
natural no supera los 200€.
Por último, el IVA de los lotes acabará siendo un mayor
coste para la empresa (ya que se soporta en la adquisición de bienes destinados
al uso privado de su personal). El 10% o el 21% (depende de los productos que
haya en los lotes) del total de la factura será un mayor coste para la empresa,
y Hacienda podrá reclamársela si lo deduce indebidamente.
Tal y como ha visto, es necesario estudiar a fondo los
impuestos que influyen en las cestas y regalos de Navidad de las empresas para
saber si es un gasto deducible o no. De esta forma, podremos tributar
correctamente y en plazo, para evitar sanciones o inspecciones de Hacienda.
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