Plazos para conservar la documentacion contable y fiscal de una sociedad

Modificación del Código Penal  

La Ley Orgánica 7/2012, de 27 de diciembre, modificó el Código Penal introduciendo un nuevo tipo agravado que castiga los delitos fiscales más graves, con una pena máxima de 6 años de prisión.

Al aumentar esta pena máxima, también se ha visto modificado el plazo de prescripción de estos delitos, pasando a ser de 10 años. 

§ Se consideran delitos fiscales agravados los siguientes:  

§ Cuando la cuantía de la cuota defraudada supera los 600.000€.

§ Si el fraude se comete en el seno de una organización o grupo criminal.

§ Si se interponen personas o entes sin personalidad jurídica, negocios o instrumentos fiduciarios o se trate de territorios que oculten o dificulten la determinación de la identidad o patrimonio del verdadero obligado tributario o responsable del delito, de la cuantía defraudada o del patrimonio del obligado tributario o responsable del delito.  

Por lo tanto, es recomendable guardar toda la documentación fiscal durante 10 años. 

HASTA AHORA:

El artículo 29.2, letra e) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, establece para los empresarios y profesionales la obligación de expedir y entregar facturas o documentos sustitutivos y conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias. 

El artículo 165.Uno de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre del Impuesto sobre el Valor Añadido, establece que dichos documentos deberán conservarse durante el plazo de prescripción del impuesto.

Asimismo, el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, establece que deberán conservarse con su contenido original, ordenadamente y durante el plazo que establece la Ley General Tributaria los siguientes documentos: 

·         Facturas recibidas.

·         Copias o matrices de las facturas expedidas.

·         Los justificantes contables en las operaciones en las que sea de aplicación la inversión del sujeto pasivo cuando el proveedor no esté establecido en la Comunidad.

·         Los recibos justificativos del reintegro de la compensación del Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca, tanto el original de aquél, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación.

·         Los documentos acreditativos del pago del impuesto a la Importación.

Esta obligación incumbe asimismo a los empresarios o profesionales acogidos a los regímenes especiales del Impuesto sobre el Valor Añadido, así como a quienes, sin tener la condición de empresarios o profesionales, sean sujetos pasivos del Impuesto, aunque en este caso sólo alcanzará a las facturas recibidas y a las copias o matrices de las facturas expedidas.

Los diferentes documentos, en papel o formato electrónico, se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada, pudiendo cumplirse esta obligación mediante la utilización de medios electrónicos.

Para que la conservación de las facturas por medios electrónicos en un país tercero con el que no exista un instrumento jurídico relativo a la asistencia mutua se considere válida, deberá haberse comunicado con carácter previo a la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Cuando las facturas recibidas o expedidas se refieran a adquisiciones por las cuales se hayan soportado cuotas del IVA cuya deducción esté sometida a un período de regularización, deberán conservarse durante su correspondiente período de regularización y los cuatro años siguientes.

Los empresarios o profesionales que realicen operaciones que tengan por objeto oro de inversión, deberán conservar las copias de las facturas correspondientes a dichas operaciones durante un período de cinco años. 

 ¿Qué documentación contable se debe conservar?

§ Libros obligatorios (Diario, Inventario y cuentas anuales)

§ Libros no obligatorios (por ejemplo mayores, libros de IVA,…)

§ Informes de auditoría.

§ Justificantes de las anotaciones registradas en los libros (facturas emitidas y recibidas, documentos bancarios, tickets,…)  

Según el artículo 30 del Código de Comercio, la documentación y justificantes deben conservarse un mínimo de 6 años, a partir del último asiento realizado en los mismos. 

¿Qué documentación fiscal se debe conservar?

§ Todas las declaraciones tributarias

§ Soportes documentales que justifiquen las anotaciones registradas (cualquier justificante que tenga transcendencia fiscal, incluidos los programas y archivos informáticos).  

A efectos fiscales, la Ley General Tributaria (art.66-68) establece el periodo de prescripción de 4 años a partir del día siguiente en el que finaliza el plazo de presentación voluntaria del impuesto. 

Supuestos especiales: 

§ Interrupción de la prescripción, ya sea por una actuación de la Administración (inspección o comprobación) o por el sujeto (presentando declaración complementaria o sustitutiva/ presentación fuera de plazo / recurso). Se empezará un nuevo periodo de prescripción de 4 años.

§ Facturas de inmovilizado, deben conservarse durante todos los ejercicios en los que se genere el gasto de amortización, más los 4 años de prescripción desde que se termina de amortizar el bien.

§ Declaración de Bases Imponibles Negativas en el Impuesto sobre Sociedades, conservar todos los justificantes contables y documentales del ejercicio en que se genera hasta que sea compensada en su totalidad, más los 4 años de prescripción desde que se compense la base imponible negativa.

 

Reitero; por lo tanto, es recomendable guardar toda la documentación fiscal durante 10 años.