¿Cómo sobrevivir a una notificación de inspección de Hacienda?

Ocho de cada diez efectivos de la Agencia Tributaria tienen la lupa puesta en el autónomo y el pequeño empresario.

Una estadística que permite asegurar que, al menos, una vez en la vida tú serás el protagonista indeseado de sus pesquisas.

La inspección de Hacienda es una situación para la que debes estar preparado. Las razones por las que estos colectivos son objeto de una mayor presión fiscal no son confesadas abiertamente por casi nadie.

Pero lo cierto es que hay que rendirse a la evidencia: tú, como pequeño empresario, estás muy expuesto a una inspección.

Lo más normal es que uno le tenga temor a recibir cualquier comunicación de Hacienda ya sea por carta a través de correos o a una visita de un inspector.

No es algo tan traumático y muchas veces no pasa de ser una simple comprobación de datos.

Ésta puede ser de dos formas, yendo el Subinspector al domicilio de la empresa, o siendo citados en Hacienda para que aportemos  documentación.

Sin embargo, las inspecciones son lo más normal del mundo, sobre todo si eres autónomo.

Ten en cuenta que, según estimaciones, un 75% de la plantilla de inspectores se dedica a “vigilar” a los autónomos.

Debido a que la economía sumergida ha aumentado en miles de millones, intentan cortarlo de raíz poniendo a raya al sector del autónomo.

Una inspección no tiene por qué ser un drama, siempre y cuando sepas qué hacer. Y cuando termines de leer este artículo sabrás perfectamente cómo actuar y sobrevivir a una inspección de Hacienda.

¿Por qué te puede inspeccionar Hacienda?

Hay muchos motivos por los que Hacienda puede mandarte una notificación, pero los más comunes son los 5 siguientes:

1.    Devolución del IVA: 

Hacienda odia devolver dinero. Si tu declaración del IVA (el modelo 303) te sale a devolver, las probabilidades de inspección aumenta. Y cuanto más tengan que devolver, más “interés” tendrá en saber cómo es tu negocio y por qué tienen que devolvértelo.

2.    Demasiados gastos: una empresa o autónomo que lleva meses y meses con muchos más gastos que ingresos está en el punto de mira de Hacienda.

Tiene sentido que cuando comiences puedas estar cierto tiempo en pérdidas, pero no es concebible estar 2-3 años “sin ganar dinero”.

Si estás ocultando ingresos y metiendo gastos de más, los señores de negro aparecerán por tu oficina.

3.    Descuadre entre los modelos trimestrales y anuales: si no tienes un gestor o un programa de facturación que lo haga por ti, puedes liarte y confundirte al hacer los modelos anuales.

Solo son informativos, pero sirven a Hacienda para cuadrar cuentas y saber si todo está correcto en tu negocio. Revisa bien los datos y evita recibir una inspección por cualquier error.

4.    NIF intracomunitario: cuando solicitas este NIF para hacer negocios en el extranjero también comienzas a “ganar puntos” para recibir una inspección. Estas suelen ser inspecciones más “light”, pero debes tener cuidado y demostrar que de verdad necesitas ese NIF intracomunitario o en caso contrario lo perderás.

5.    Inspección aleatoria: Hacienda hace inspecciones aleatorias a todas las empresas y pymes de España. Puede que todo esté en orden, pero te haya tocado el “numerito”.

Sí, hay más motivos por los que puedes recibir una inspección, pero proviniendo de Hacienda estas son las más comunes.

En cuanto a las inspecciones de la Seguridad Social, está claro que las inspecciones de trabajo son las más comunes.

Cómo funciona una inspección de Hacienda

Cuando escuchas las palabras inspección de Hacienda siempre se te viene a la mente un hombre enfadado y con un traje negro llamando a la puerta de tu negocio. En realidad, esto es lo menos común.

1. La notificación

Las inspecciones de Hacienda comienzan casi siempre con el envío de una notificación a través de una carta.

No se va a presentar nadie en tu casa ni en tu local, simplemente te van a enviar una carta que más te vale no dejar pasar.

En ese documento podrás encontrar todos los datos de la inspección:

·         Lugar, fecha y hora de la cita en Hacienda para comparecer ante el inspector.

·         Datos completos, nombre y apellidos o razón social de tu negocio.

·         Impuestos que el inspector va a revisar y ejercicios fiscales afectados.

·         Alcance de la actuación (parcial o general).

·         Aclaración de que no podrás prescribir ninguna deuda tributaria a partir del día en el que recibes la notificación.

·         Plazo en el que debes enviar toda la documentación.

·         Lugar, fecha y datos del inspector.

2. ¿Puede ir o no Hacienda a tu domicilio?

A partir de aquí, se pueden producir tres situaciones distintas: puede pedir que se envíe la documentación telemáticamente o puede visitarnos en casa. Lo habitual es que pidan que se envíe la documentación, ya que no hay medios ni tiempo para dar cita a todo el que se inspecciona.

Sin embargo, en caso de que Hacienda quiera hacerte una visita debes tener en cuenta varios puntos:

1.    El inspector necesita una autorización judicial o ser autorizado por el contribuyente.

2.    Solo debes entregar los documentos relacionados con el motivo de la inspección, impuestos y ejercicios afectados. Además, lo normal es que todos estos documentos estén en la asesoría, por lo que es raro que entregues allí directamente nada.

3.    Puedes negarte a dejar pasar al inspector. En ese caso, si tiene autorización podrías recibir una multa, y en caso contrario tan solo te citarán en Hacienda. Aun así, salvo que tengas algo que ocultar, no es conveniente cabrear al inspector.

4.    El inspector debe respetar al 100% el procedimiento. Si hace cualquier cosa fuera de su jurisdicción, puedes pedir que se anule el proceso.

3. La cita con Hacienda

Tengas al inspector en casa o en tu negocio o no, el procedimiento a seguir es muy parecido.

Se debe enviar toda la documentación e información relacionada con el motivo de la inspección.

Por ejemplo, lo más normal es que se tengan que entregar todas las facturas de cierto ejercicio fiscal.

Recuerda que estas facturas se deben guardar durante 5 años (digital o físicamente

Dependiendo del motivo de la inspección, puede que solo pidan facturas de gastos o facturas relacionadas con el NIF intracomunitario.

Todo dependerá de lo que quiera descubrir exactamente el inspector.

Simplemente, deja que tu asesoría se encargue de todos.

Ellos revisarán tus ejercicios fiscales, las sumas de los diferentes importes, prepararán y ordenarán todas las facturas y recibos y enviarán la documentación.

¿Cómo debe actuar una asesoría ante una inspección?

Cuando un autónomo o pyme recibe una inspección tiene que recurrir a su asesoría.

Pero hay un pensamiento muy extendido entre la mayoría en el que se cree que el asesor debe personarse en la oficina de Hacienda o ir al negocio del autónomo cuando se lleva a cabo la inspección.

Ni mucho menos.

Lo más normal, y lo que hacen el 99% de asesorías, es preparar toda la documentación que se debe entregar.

El asesor se encarga de revisar los ejercicios, facturas, recibos y toda la documentación necesaria para que su cliente no tenga que preocuparse de nada. De hecho, lo envía todo telemáticamente y tú no te tienes que preocupar de nada.

En definitiva, el asesor se debe encargar de todo y no tiene por qué estar allí en el momento de la inspección.

De hecho, ese “momento de la inspección” se produce en muy pocas ocasiones y sobre todo para empresas o autónomos con un buen volumen de facturación.

¿Qué hago si recibo una carta de Hacienda?

Las cartas de Hacienda son certificadas y tendremos que firmar su recepción. Es importante recibirlas y no rechazarlas ya que, si intentan comunicárnoslas y no lo consiguen, nos harán la notificación por el Boletín Oficial del Estado o provincia, siendo probable que no nos enteremos.

Una vez que sea publicado o que la hayamos recibido comenzará el procedimiento. Es aconsejable que anotemos la fecha de recepción.

Debemos leer toda la comunicación. En ella se recoge toda la información necesaria para saber cuál es el siguiente paso que tenemos que dar.

También podemos recibir un requerimiento en el que se nos pida comparecer en Hacienda ante un Agente Tributario para una comprobación de datos, para lo que se nos exige llevar una documentación concreta.

Si el Agente tributario notara algo que no le cuadrara, podría desviarnos al departamento de inspección.

También podemos recibir una comunicación en la que se nos informa de que han iniciado un procedimiento, normalmente acompañada de una declaración paralela, para que veamos la diferencia con nuestra declaración.

Se nos dará un modelo para realizar nuestras alegaciones.

¿Cómo contesto la carta?

Para contestar las cartas, tenemos que utilizar el modelo de alegaciones que viene acompañándolas.

El plazo suele ser de diez días hábiles, es decir, no cuentan ni sábado, domingos ni festivos. Puedes ampliar el plazo para darle respuesta a Hacienda siempre y cuando:

– Solicites el aplazamiento antes de la finalización del plazo.
– Justifiques las razones por las que solicitas el aplazamiento.
– Que el aplazamiento solicitado no suponga perjuicio a terceros.

A partir de aquí, existen dos opciones, una para indicar que se está de acuerdo con la comunicación recibida y otra para señalar que no se está de acuerdo. En este último caso habrá que realizar las oportunas alegaciones.

Una vez que hayamos rellenado el modelo procedemos a entregarlo en el Registro de la delegación de Hacienda que nos corresponda dentro del plazo.

Consejos

Los inspectores, subinspectores y agentes tributarios  son personas y son muy diferentes unos de otros.

Los hay flexibles y los hay que no pasan ni una. Los únicos consejos que podemos daros para cuando estéis frente a uno de ellos, teniendo en cuenta esto, son los siguientes:

– Dadle al inspector únicamente la documentación que él mismo os vaya pidiendo. No pongáis toda la documentación sobre su mesa para que la vaya revisando. Obviamente no llevéis nada que no sea lo que os hayan solicitado en el escrito que recibisteis.

– Cuando os hagan preguntas, limitaos a responder lo que os pregunten, no deis más información de la necesaria.

En cualquier caso es recomendable que la inspección sea llevada por un profesional, que tendrá más experiencia en el trámite y podrá sacarle partido a la misma en su relación con el personal de la Agencia Tributaria.

Infracciones y sanciones de Hacienda

Según la normativa tributaria vigente se tipifican dos tipos de infracciones principales. 

Por un lado, la ocultación de datos y, por otro, la utilización de medios fraudulentos.

Se entiende como ocultación de datos cuando no se presentan declaraciones (o las presentadas incluyen hechos u operaciones inexistentes) con importes falsos o que omiten total o parcialmente operaciones, ingresos, rentas, productos, bienes o cualquier otro dato que incida en la determinación de la deuda tributaria.

Eso sí, siempre que la incidencia de la deuda derivada de la ocultación en relación con la base de la sanción sea superior al 10%.

Por otro lado, bajo el paraguas del concepto utilización de medios fraudulentos se encuentran:

·         Anomalías sustanciales en la contabilidad y libros de registro.

·         Empleo de facturas, justificantes u otros documentos falsos o falseados.

Según la normativa tributaria vigente, las infracciones se clasifican en tres: leves, graves y muy graves.

La Ley española marca los límites para que se clasifique en cada uno de estos tres grados y la sanción que conlleva cada tipo de infracción.

La sanción es proporcional a la calificación de la infracción.

Así, las sanciones consisten en la multa proporcional sobre la base de la cuantía: 

·         Infracción leve: 50%

·         Infracción grave: 50%-100%

·         Infracción muy grave: 100% -150%

Cómo recurrir una multa de Hacienda

Si después de la Inspección de Hacienda y llegada la sancion la empresa considera que esta no es justa y cree que lo puede probar, existen dos posibilidades a nivel administrativo: 

·         El recurso de reposición: sirve para pedir al órgano que ha puesto la sanción una segunda revisión que tenga en cuenta las alegaciones de la compañía. 

Se puede presentar, en el plazo de un mes desde la recepción de la multa, adjuntando un formulario con dichas alegaciones en las que se argumentan los motivos del recurso y la justificación por qué se considera que la multa es injusta o incorrecta.

·         La reclamación económico administrativa: se debe presentar ante un organismo desvinculado del primero que emitió la multa.

De esta manera se pretende dar más imparcialidad a la resolución aunque, teóricamente, la anterior también tenía que serlo.

Al igual que en el punto anterior, el plazo es de un mes desde la recepción de la notificación del recurso de reposición. 

Es importante tener en cuenta que no se pueden cursar ambos recursos a la vez.

Una vez se solicitan, la sanción queda suspendida hasta la resolución. También se debe tener en cuenta que no se “castiga” a una empresa por recurrir una multa.

Es decir, que no se le podrá imponer otra sanción más elevada pero sí se pierde la bonificación por conformidad, que suele ser del 30%.