¿Rectificar o anular facturas?

Pues te explicamos sus diferencias y en qué casos debes aplicar cada una.                

La rectificación o anulación siempre debe ser realizada bajo el reglamento del Real Decreto 1619/2012, por el que se regulan las obligaciones de facturación. Es por eso que vamos a explicarte las diferencias y cuál se debe aplicar según la situación.

Las facturas emitidas no deben ser eliminadas. Desde la entrada en vigor del actual Reglamento de Facturación, la única forma válida de rectificar una factura es emitiendo una factura rectificativa.

Pero… rectificar no es lo mismo que anular una factura emitida.

“He cometido un error fatal en una factura ya emitida!

¿Cómo puedo enmendarlo?”… En fin, errar es de humanos!

Un impulso primario puede llevarte a querer deshacerte de esa factura y hacer una nueva, pero el pánico es mal consejero.

Recuerda siempre esto:

     Una factura no se puede cancelar sin más. No te puedes deshacer de ella como si aquí no hubiera pasado nada.

Recordemos qué apartados debe contener una factura de las llamadas especiales para que se ajusten a la legalidad.

·         Si la factura contiene operaciones exentas de IVA, debes indicar la norma que determina esa exención. Esta norma se encuentra en la Ley del Impuesto o en la Directiva Europea 2006/112/CE, de 28 de noviembre.

·         También deben hacerse constar los regímenes especiales del IVA

·         Si emites una factura a una empresa residente fuera de España, en la Unión Europea (operaciones intracomunitarias), también deberás indicar al pie, la obligación del destinatario de declarar el IVA.

          ¿Cómo corregir una factura del mismo trimestre?

Enmendar un error en una factura que todavía no has declarado es muy sencillo. Cuando se trata de algún fallo en la información que detectas de forma inmediata, basta con que lo expliques a tu cliente y le envíes una nueva versión corregida.

Recuerda que solo nos referimos a errores simples, como el nombre, la dirección o el DNI, y que jamás debes romper la correlatividad de las facturas.

En el caso de que se trate de una equivocación en las operaciones o de una devolución, puedes emitir una nota de crédito.

Se trata de un documento legal que actúa como una factura negativa. Es decir, imagina que facturaste 250 euros a tu cliente.

Con la nota de crédito se los abonarías de nuevo y anularías esa cantidad de tu contabilidad.

Después, podrías realizar otra factura con la cantidad correcta.

La nota de crédito cuadra la contabilidad para evitar problemas posteriormente en la declaración trimestral.

Además, permite que no se produzcan saltos ni repeticiones en la numeración de las facturas. Y es que legalmente los números deben ser correlativos y nunca pueden reutilizarse, aunque correspondan a facturas anuladas.

          ¿Cómo corregir una factura de otro trimestre?

Cuando el error que quieres corregir afecta a una factura de un trimestre anterior, la nota de crédito ya no es una opción.

En este caso, será necesario hacer una factura rectificativa para que Hacienda pueda devolverte el IVA que hayas pagado.

Este documento debe expedirse en el momento en que sepas los motivos por los que es necesario corregir la factura errónea, siempre y cuando no hayan pasado más de cuatro años desde que la emitiste.

Para ello, tienes que incluir los datos básicos de cualquier factura y también añadir la siguiente información:

·         .-La condición de factura rectificativa.

·         .-Los datos que identifican la factura rectificada (número, fecha de expedición, etc.).

·         .-La rectificación que se lleva a cabo en el nuevo documento.

·         .-Los motivos por los que se realiza esa modificación.

·         .-El importe de la rectificación (ya sea positivo o negativo).

Ten en cuenta también que es posible rectificar varias facturas en un mismo documento, siempre que identifiques todas ellas.

O de otro modo, quizás mas clarificante:

          Cómo se debe hacer una factura rectificativa

Las facturas rectificativas son aquellas facturas que se corrigen debido a que la emitida tiene un error.

Los errores pueden deberse a múltiples motivos, sea que la numeración de la factura es errónea, que la fecha está mal puesta, los datos del destinatario o emisor son erróneos, equivocación en el concepto, el IVA mal aplicado, un importe incorrecto, etc.

Cuando se produce un error en la factura emitida inicial, se debe corregir emitiendo una factura rectificativa.

Esta nueva factura, tiene una serie numérica distinta.

En dicha factura, se corregirán los datos erróneos además de indicar los motivos de la modificación, el número de la factura errónea y su fecha. Se deben conservar ambas facturas.

No es necesario señalar el motivo de la modificación, ni especificar que se trata de una factura rectificativa.

Cuando la rectificación es debida a la concesión de descuentos o bonificaciones por volumen de operaciones no es necesaria la identificación de las facturas rectificadas.

Basta con determinar el período al que se refieren.

Si la modificación de la base imponible es consecuencia de la devolución de mercancías o de envases y embalajes, no es necesario emitir una factura rectificativa.

En este caso, se puede realizar la modificación en la factura que se emita en un suministro posterior. Se restará el importe de las mercancías o de los envases y embalajes devueltos del importe de dicha operación posterior.

Puedes rectificar varias facturas en una sola, siempre y cuando identifiques todas las facturas que quieras rectificar.

Por otro lado, Hacienda permite utilizar facturas rectificativas para recuperar el IVA de las facturas que no hayas cobrado en dos casos concretos:

1.- Tu cliente es declarado en concurso.

2.- Por haber transcurrido 1 año desde el devengo del IVA, 6 meses para pymes, siempre que hayas instado su cobro mediante reclamación judicial o requerimiento notarial.

Deberás emitir una factura rectificativa tan pronto tengas constancia del error cometido, siempre que no hayan transcurrido 4 años desde el devengo del impuesto o desde que se produjeran las circunstancias de la modificación de la base imponible.

          Cómo anular una factura

Sólo se puede emitir una factura rectificativa negativa que compense totalmente a la original cuando exista una justificación de peso.

La anulación de una factura se debe a motivos totalmente opuestos a lo anteriores.

Cuando se emite una factura negativa siempre se debe justificar los motivos de la anulación.

Los supuestos para la emisión de una factura negativa pueden ser, la cancelación de un producto que ya se ha cobrado, pero no se ha recibido o la cancelación de un servicio ya abonado pero que nunca se ha producido, o la devolución de un producto, etc.