¿Para qué sirve un albarán? ¿Existe la obligación de conservarlos?

¿Qué requisitos deben cumplir los albaranes o notas de entrega?

            El albarán es un documento mercantil que sirve para justificar una entrega. No es obligatorio, pero conviene no infravalorar su importancia.            

            Con los idiomas ocurren cosas muy curiosas. El castellano es una lengua romance, cuyo vocabulario, en más de un 90 por ciento, proviene del latín. Pero, a veces, en lugar de darle nombre a las cosas en sintonía con el resto de lenguas romances, nos da por acudir a otras etimologías.

            Esto no es nada malo, pero a veces causa despiste entre nuestros vecinos latinos.

            Es el caso del “albarán”, una palabra de origen árabe.

            Se trata de un documento de entrega o transporte que los italianos llaman “documento di trasporto” (documento de transporte), los portugueses “guia de remessa” (guía de remesa) y los franceses “bon de livraison” (bono de entrega, para librar).

            Esto no sólo confunde al vecino latino, sino también al latinoamericano.            

            Ningún país hispanohablante de América utiliza la palabra árabe que se usa en España.

            En efecto, en Argentina lo llaman “remito”, en Bolivia “nota de remisión” o “nota de entrega”, en Cuba “despacho” y así un largo etcétera de palabras derivadas del latín. .

¿Qué es un albarán y por qué no debes confundirlo con una factura?

            El albarán, como decíamos, es un documento de entrega, es decir, un documento mercantil que justifica la entrega de un pedido.

            Un albarán no es una factura y aunque tenga un aspecto y un contenido parecidos, no lo sustituye.

            El albarán no cumple funciones tributarias y, además, no es obligatorio en una transacción comercial, cosa que la factura sí lo es.

            En negocios tales como la hostelería o el comercio, suelen agruparse un determinado número de albaranes en una factura recapitulativa de todas esas entregas, realizadas durante el periodo de facturación.

            Es cierto que cuando se trata de entregas continuas, puedes reunir varios albaranes y al final emitir una factura que recoja el conjunto de las transacciones. Pero un vez más: ninguno de esos albaranes, ni el conjunto, sustituye el valor comercial y fiscal de la factura.

¿Para qué sirve el albarán?

            Por lo general, el albarán se entrega con copia al comprador para que lo firme y justifique así su entrega. Su función, por tanto, es la de probar la entrega del producto.

            El comprador se queda con el original y la copia firmada va para el vendedor. Es importante que así sea, porque una vez el vendedor la haya recibido, podrá emitir la correspondiente factura.

            Pero el albarán no sólo es importante para el comprador y el vendedor, sino también para la empresa transportista. Para ésta el albarán firmado es una garantía de que el producto se ha entregado en buen estado.

            Es por ello que el comprador ha de cerciorarse, antes de firmar nada, que el producto no está dañado.

            Y esto es importante, porque es (mala) costumbre de muchas empresas de transporte el entregar el producto e inmediatamente pedirle al comprador que firme el albarán de entrega sin haberle dado tiempo a comprobar nada.

            Y, claro, una vez firmado, la empresa de transporte se lava las manos.

¿Qué contenidos lleva el albarán?

            Así como la Agencia Tributaria establece los contenidos que ha de tener la factura, en el caso del albarán no ocurre lo mismo.

            Eso no quiere decir que un alabarán sea una hoja en blanco donde uno pueda escribir lo que quiera.

            Unos contenidos mínimos, como los que nombramos a continuación, son imprescindibles:

·         Lugar y fecha de emisión del albarán.

·         Datos identificativos del comprador y el vendedor (nombre y apellidos o razón social, NIF o CIF, dirección postal, etc.)

·         Número de albarán

·         Lugar y fecha de entrega

·         Espacio para la firma del receptor (y, si se tercia, para el sello)

·         Cantidad y descripción del producto

¿Echas algo en falta? El importe y el precio, en efecto.

            Pues bien, no es obligatorio señalar el importe ni el precio del producto o productos en el albarán. De hecho, no se acostumbra a hacer, pues la función del albarán es hacer constatar la entrega de uno o varios productos, no su valor comercial. Esa es la función de la factura.

            Eso sí, que no sea obligatorio no significa que no se pueda hacer constar.

            Esto es lo que se llama albarán valorado y hay que tener cuidado cuando el receptor es un tercero que no debe, por cuestiones comerciales, ver el valor de la transacción entre el comprador y el vendedor.

            No sólo hablamos de regalos, sino de, por ejemplo, un comercio que encarga un producto al fabricante, y éste se lo envía directamente al cliente final por expresa petición de este.

            Dependiendo de los datos que refleje, el albarán puede ser:

- Albarán valorado: No suele ir acompañado de la factura, esta se hará posteriormente a la entrega del producto.

            Contiene el número de productos o servicio, el precio individual, descuentos, impuestos e importe total.

- Albarán no valorado: va acompañado de la factura y solo contiene datos que afectan a la descripción y cantidad

            Usar un tipo de albarán u otro dependerá de la información que solicite el cliente o de la política de facturación que tenga el vendedor.

Consideraciones legales de los albaranes

            Que un albarán no sea obligatorio no significa que no tenga implicaciones legales y comerciales. Las tiene y conviene tener en cuenta los siguientes puntos:

·         La firma en el albarán: ya hemos hablado, pero insistiremos. Firmar el albarán significa no sólo dar conformidad de que se ha recibido la mercancía, sino que esta se ha entregado en buen estado.

            Si al abrir el paquete (oh, sorpresa) la mercancía está en mal estado por el transporte, el vendedor tendrá un problemón (no podrá reclamar al transportista) que pueda trasladar al comprador por no haber revisado la mercancía al recibirla.

            Y el comprador, en estas circunstancias, pierde el derecho a reclamar.    Ahora bien, Si se trata de daños no ocasionados por el transporte, tiene hasta 30 días para reclamar y tiene que hacerlo con el albarán en mano.

·         Los plazos de pago.

            Esto está legislado, pero hay vendedores y compradores que todavía se hacen los suecos o simplemente lo ignoran.

            Nota para ambos: la ley de morosidad dice que el plazo de pago de las facturas empieza a contar desde la fecha de recepción de la mercancía, no desde la fecha de emisión de la factura (que muchas empresas emiten el mismo día que envían la mercancía) ni de recepción de ésta.

            Los albaranes son un documento muy importante y también forman parte de tu facturación.

Los albaranes y la factura recapitulativa

            Las facturas de compra se documentan con la información en ellos contenida.
            Desde el momento en que se hace mención a un albarán en la factura, deberán conservarse ambos documentos debidamente anexados.

            En la mayoría de la ocasiones, las facturas recapitulativas son un mero resumen de la información que contienen los albaranes, haciendo referencia en ellas a las fechas y números de albaranes que detallan las operaciones realizadas.

            Pero también se dan casos en que las facturas detallan en un único documento la información de todas y cada una de esas operaciones.

            En este caso sí es posible deshacerse de los albaranes ya que la información que éstos aportan ya está contenida en la propia factura de tu facturación

¿Existe la obligación de conservarlos?

            Toda persona que trabaje por cuenta propia sabe que debe conservar las facturas durante un periodo mínimo de cuatro años, que es el plazo de prescripción a efectos fiscales (6 a efectos mercantiles).

            Pero una actividad económica genera más documentos que facturas. Lo normal es que tengamos contratos comerciales con proveedores de bienes o servicios, impresos de liquidación de impuestos, tasas… y también albaranes, más numerosos si nos dedicamos al comercio.

            La obligación de guardar los albaranes junto a las facturas, nace en el momento en que en dichas facturas se hace referencia expresa a estos documentos, siendo la factura un mero resumen de ellos pero sin especificar su contenido.

            Si la propia factura recopila toda la información de las operaciones realizadas durante el periodo tratado, podemos conservar únicamente la factura como justificante y destruir esos albaranes.

            Hay que tener en cuenta que el albarán no es un documento válido a efectos fiscales si no se acompaña de la factura que lo menciona.

            No confundamos en la contabilidad ambos documentos.

            Si recibimos una entrega de mercancías y nos dejan un albarán, debemos asegurarnos de que luego nos envían la factura. El albarán por sí solo no sirve para deducir impuesto alguno.