¿Las empresas, Autónomos y negocios, cuánto tiempo deben guardar la documentación?

Si eres autónomo o pyme tienes que plantearte si tienes alguna obligación relacionada con las facturas y los justificantes.

            Estamos de lleno en la era digital, pero los papeles siguen canibalizándonos espacio y tiempo en las empresa… sabes de lo que te hablo, ¿verdad?

            Muchos de esos legajos son prescindibles, pero otros son lo que podríamos llamar: “legalmente exigibles”.

            Pese a que esta expresión puede generar cierto desasosiego, no será necesario guardar estos documentos ad eternum, existe un límite legal de conservación.

¿Puede la Agencia Tributaria exigirme después de varios años las facturas?

            La pregunta clave es:

¿Durante cuánto tiempo está obligada una pyme o autónomo a guardar sus facturas, libros y otro tipo de justificantes de su actividad?

 Y para responder a la misma hemos de hacerlo desde 4 perspectivas:

- Mercantil.
- Fiscal.
- IVA.
- Prevención de blanqueo de capitales.

Desde el punto de vista mercantil

            Del Código de Comercio se deriva la obligación de conservar durante seis años desde el último asiento del ejercicio todos los libros y documentos relativos a la actividad económica, indistintamente si se trata de un autónomo o entidad mercantil.

            Obligación que se mantiene aunque el empresario haya cesado en su actividad.
            No obstante, en la normativa que se refiere a los impuestos, el plazo de prescripción es de cuatro años, que empiezan a contarse desde el momento en que presenta el mismo.

            Así, aunque se refiere a estos cuatro años, la normativa mercantil exige que estos guarden la documentación durante el plazo de los seis años.

OJO!! La declaración de Renta:

            En 2018 podrán revisar las declaraciones presentadas cuatro años para atrás; es decir, en 2014. Pero la Renta que se presentó en 2014 fue la correspondiente al ejercicio 2013, por lo que, en realidad, tendremos que conservar la documentación relativa al impuesto de cinco años hacia atrás. Esto a efectos fiscales, no mercantiles.

Desde el punto de vista fiscal

            Como ya hemos anticipado, la normativa fiscal se refiere al plazo de cuatro años.      Sin embargo, hay otros plazos a los que debemos prestar atención:

- Si Hacienda interviene para revistar los impuestos en el plazo de los cuatro años de prescripción o presenta una declaración complementaria, el plazo de los cuatro años se iniciará de nuevo tras dicha interrupción.

- Si se trata de facturas de una activo que es amortizable se tienen que conservar el plazo de cuatro años pero contado desde que ya no quepa la revisión del mismo porque ya ha sido amortizado.

- Cuando se tengan pérdidas en el ejercicio, la obligación se extiende a un plazo de al menos diez años.

- El plazo de conservación será de nueve años en el supuesto de adquisición de un inmovilizado que por su actividad tenga una imputación superior a 3005,06 euros.

Desde el punto de vista del IVA

            La LGT establece una obligación general para empresarios y profesionales respecto la obligación de expedir y entregar facturas o documentos equivalentes.

            Sobre estos documentos, la Ley del IVA establece que estos documentos tendrán que conservarse durante un plazo de cuatro años, que es el plazo de prescripción del mismo.
            Finalmente, el Reglamento que regula las obligaciones de facturación establece que los documentos que se enuncian a continuación también deberán conservarse durante el plazo que establezca la LGT (cuatro años).

            Los documentos son:

- Facturas recibidas

- Copias o matrices de las facturas expedidas

- Justificantes contables de operaciones de aplicación de inversión cuando el proveedor no esté establecido en la Comunidad

- Recibos que justifiquen el reintegro de la compensación del Régimen especial de Agricultura, Ganadería y Pesca

- Documentos que acrediten el pago de impuesto a la Importación

            Los documentos se conservarán en papel o formato electrónico, siempre que se garantice de la autenticidad respecto a su origen, contenido y legalidad.

            Además, se ha de garantizar a la Administración el acceso a los mismos.

Atendiendo a la prevención de blanqueo de capitales

            Respecto a esta materia también rige una especialidad, ya que si eres sujeto obligado por la normativa de prevención de blanqueo de capitales afectada por la Ley 10/2010 el plazo de conservación será de diez años.

Los autónomos que les han dicho, no no tienes que llevar contabilidad……

Al grano. La Agencia Tributaria nos dice lo siguiente:

            “Los diferentes documentos, en papel o formato electrónico, se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración Tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada, pudiendo cumplirse esta obligación mediante la utilización de medios electrónicos.”

            Por tanto, no hay ninguna obligación de archivar en papel las facturas emitidas o recibidas electrónicamente.

¿Qué pasa con las facturas recibidas en papel?

            El El artículo 7 de la Orden EHA/962/2007 nos dice que:

            “Los obligados tributarios podrán proceder a la digitalización certificada de las facturas, documentos sustitutivos y de cualesquiera otros documentos que conserven en papel que tengan el carácter de originales.”

            Por tanto, podrás deshacerte de las facturas en papel si estás en condiciones de garantizar al inspector que la copia digital es exacta a la original.

¿Durante cuánto tiempo tengo la obligación de conservar las facturas?

            Veamos nuevamente lo que nos dice la normativa al respecto.

            Normativa sobre la conservación de facturas

            El Código de Comercio establece que

            “los comerciantes conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros”.

            Por lo tanto, toda empresa debe atenerse a esta norma, tanto si se trata de un negocio en funcionamiento como si hablamos de una empresa sin actividad o disuelta.

            Esto a pesar de que el plazo de prescripción a efectos tributarios es de 4 años, a contar desde la fecha de presentación del impuesto.

            Dejadme una vez más reiterar, sobre todo a los autónomos; si la Agencia Tributaria os requiere para una comprobación de IVA; lo primero que se os pedirá es el libro de IVA; donde mínimamente debe constar, proveedor/cliente, NIF, nº factura, fecha, tipo de IVA e importe.

            Las empresas, Autónomos y negocios deberán conservar los libros de registro, correspondencia, documentación y justificantes relacionados al negocio, de manera ordenada y organizada, durante 6 años.

            Esta norma afecta a todo tipo de negocio, incluso a aquellos que hayan cerrado sus puertas y la empresa ya no esté en funcionamiento. En este caso, también deberá guardar las facturas durante al menos 6 años.