¿Qué IVA es deducible?

Como cada trimestre, faltan gastos para “pagar” menos IVA; y los autónomos preferentemente que llenaron el 036 de inicio de actividad sin saber la importancia del mismo, para desgravar los gastos de domicilio social.

¿Cómo puedo saber si el IVA de una factura es deducible?

            Una inquietud del empresario o del autónomo es saber qué IVA se puede deducir y cuál no. El objetivo es conocer cómo puede reducir su carga fiscal a lo largo del año. En demasiadas ocasiones, las empresas o los autonomos incurren en errores a la hora de contabilizar como deducibles facturas que en realidad no lo son, algo que puede derivar en sanciones graves.

            Hay tres requisitos que debe cumplir el IVA soportado para que Hacienda también lo considere IVA deducible: vinculado a la actividad, justificado documentalmente y registrado en la contabilidad.

            Como norma general la principal preocupación de los empresarios y los autónomos es aumentar al máximo sus ingresos, cosa que responde a la lógica más elemental de quien trata de elevar la rentabilidad de su negocio.

            No obstante, no deben olvidar la importancia de los gastos ya que de ello dependerá que puedan reducir la factura fiscal.

            Nos centraremos en el IVA, tanto de los ingresos como de los gastos, y os daremos unas claves sencillas para entender el funcionamiento de este impuesto y la repercusión que tiene sobre vuestra actividad; y así al final de cada trimestre evitareis los “sustos”; por dejadme que lo diga “dejadez”; todo vale siempre digo que dejad que sea quien os hace los impuestos el que determine cuales gastos si o cuales no, pero llevádselos.

En qué consiste el IVA

            El impuesto sobre el valor añadido (IVA) es un tributo indirecto que grava el consumo. Esto quiere decir que cada vez que una persona efectúe una compra, un porcentaje del importe de la misma irá destinado a las arcas del Estado. De esta forma, son las empresas o los autónomos que han suministrado ese bien o servicio quienes se encargan de recaudarlo.

            Al igual que sus clientes, las empresas o autónomos que han suministrado esos bienes y servicios también han realizado las compras necesarias para poder ofrecer un producto o servicio final, y por ello han tenido que pagar su porcentaje correspondiente de IVA.

            Cuando las empresas o autónomos han recaudado el IVA en sus ventas de bienes o servicios, tienen obligación de ingresarlo en el Tesoro.

            Hablamos de IVA repercutido.

            Cuando las empresas o autónomos han pagado IVA en sus adquisiciones, tienen derecho a descontar ese IVA del importe que han recaudado para el Tesoro.

            Hablamos de IVA soportado.

            Al llegar al periodo de liquidación, las empresas o autónomos declaran el IVA repercutido a los clientes, pero restan de él lo que han soportado en sus adquisiciones.

            En este punto, el resultado puede ser positivo o negativo. Si las empresas o autónomos han recaudado más de lo que han pagado, deben devolver ese importe al Estado.

            Por el contrario, si han pagado más de lo que han recaudado, pueden elegir entre que el Estado les devuelva la diferencia o reservar ese importe para compensarlo en las futuras declaraciones.

            Así, la vía que tienen las empresas o autónomos para “pagar menos de IVA” es justificar cada una de sus compras para compensar la cantidad que han recaudado a sus clientes.

¿Qué IVA me puedo deducir?

            En más de una ocasión nos hemos visto en la tesitura de recibir una factura de un cliente para contabilizar como compra y la hemos tenido que rechazar por no cumplir todos los requisitos.

            Y es que no todo el IVA que pagan las empresas en sus adquisiciones compensa el que recaudan de sus clientes, esto es que sea deducible.

            La Agencia Tributaria permite a las empresas o autónomos desgravarse el IVA que pagan con la adquisición de los bienes y servicios necesarios para el desarrollo de su actividad profesional.

            Sin embargo, la dificultad estriba en saber cuando el IVA pagado adquiere la característica de deducible.

            La razón: los criterios dictados por la Administración no son tan claros como sería deseable.

            Para que el IVA de una adquisición esté considerado legalmente como deducible debe cumplir tres características fundamentales:

            1. Que esté vinculado a la actividad económica de la empresa o autónomo. Esto es, que sea imprescindible para el desarrollo de la actividad, bien en uso exclusivo o mixto.
            2. Qué esté debidamente justificado, contar con la factura original y completa en la que figure la transacción.

            3. Qué esté reflejado en la Contabilidad de la empresa o delautónomo.  

            Los requisitos y condiciones, que con carácter general, debe cumplir un IVA soportado para tener la consideración fiscal de deducibles son los siguientes:

            El primero de estos requisitos se refiere a que los gastos deben ser necesarios para la obtención de los ingresos de la empresa o el autónomo para poder ser considerados como deducibles.

            Evidentemente, dicha consideración de necesarios dependerá de la actividad que desarrolle la empresa o el autónomo, y no será la misma para un abogado que para alguien que se dedique a reformas del hogar.

            En cuanto a la justificación de los mismos, la Administración entiende que solamente se garantiza si se dispone de una factura de los mismos debidamente desglosada.

            Es importante remarcar que no se puede deducir el IVA de un ticket (a diferencia de lo que pasa con el IRPF, en donde los tickets pueden ser considerados gasto).

            En este sentido, el IVA tiene un funcionamiento mucho más reglado.

            Por último, el requisito de contabilización es puramente formal, se trata de que las facturas recibidas estén debidamente contabilizadas en el correspondiente libro de registro, de manera que el IVA contabilizado en un periodo cuadre con el que se declara en el impuesto de ese mismo periodo.

            Además de los requisitos anteriormente mencionados, es importante remarcar tres puntos más:

·         la deducción del IVA debe realizarse antes de que pasen cuatro años de la emisión de la factura o se perderá el derecho a deducción.

·         el IVA será deducible en la proporción que el gasto este afecto a la actividad, es decir, si un gasto está imputado al 50% a la actividad, el IVA correspondiente sólo será deducible al 50%. (Aquí la importancia del 036)

·         Si realizas dos actividades económicas con distintos tipos de IVA y una de ellas está exenta, debes aplicar la prorrata del IVA, que determina el porcentaje de IVA soportado que te puedes deducir.

            Los libros de registro deben cuadrar con las liquidaciones; y de nuevo decir que aunque la creencia general es “no estoy obligado a llevar la contabilidad”, si, tienes razón; pero cuando Hacienda te reclame pedirá libro de IVA o sea de compras y ventas.

Gastos deducibles en el IVA

            A continuación analizamos los gastos más frecuentes y su repercusión para el IVA:

·          Consumos de explotación: el IVA soportado en este tipo de gasto será deducible si cumple los requisitos vistos anteriormente. Baste decir a este respecto que cuando se compran materiales para el desarrollo de la actividad el IVA que se soporta en la compra es plenamente deducible.

·                     También sería deducible el IVA que de las actividades accesorias, como pudiera ser el que cobra el trasportista por el trasporte de los mismos.

·         Sueldos y Salarios y Seguridad Social: este tipo de gasto está exento de IVA, por lo que no requiere mayor análisis.

·         Arrendamientos y cánones: es un tipo de gasto muy frecuente. Si se trata de alquileres sujetos a IVA, éste será deducible. Recordemos que si un autónomo está dado de alta de su actividad en su domicilio, y éste es de alquiler, podrá deducirse como gasto una parte de la base imponible del alquiler, pero no el IVA.

            Concretamente, podrá deducirse la parte proporcional al porcentaje del piso que registrase en la Agencia Tributaria Mod 036 como dedicado a la actividad. Otro ejemplo, si cabe más aclaratorio, sería el pago de un alquiler por el local donde se ejerce la actividad económica (ya sea despacho, taller, bar,…), en este caso el pago sí que lleva IVA y se podría deducir en su totalidad.

·         Servicios de profesionales independientes: este tipo de gasto casi siempre llevará la oportuna factura y sí está sujeto a IVA (que nos podremos deducir). Los ejemplos más típicos de estos servicios son los honorarios de economistas, abogados, auditores o notarios.

·         Otros servicios exteriores: el IVA de este tipo de gasto es deducible en la medida en que lo sean los gastos. Entre los más habituales cabría destacar los suministros, la publicidad o el consumo de teléfono.

·         Tributos fiscalmente deducibles: estos tributos no suelen llevar IVA, no obstante, hay algunos precios públicos que si están sujetos a este impuesto. Tal es el caso del canon de recogida de residuos cuyo IVA sería deducible.

·         Gastos financieros: por su naturaleza no llevan IVA, aunque algunas entidades si lo llevan incorporado..

·         Bienes de Inversión: el IVA de los bienes que por su naturaleza e importe deben amortizarse, también es deducible y a diferencia de lo que ocurre con el gasto del IRPF, el IVA es deducible en el periodo en que se realiza la compra del bien.

            De este modo, si se compra un equipo informático de 1.000€ de base imponible y 210€ de IVA, los 210 los  podremos deducir en el trimestre en que realicemos la compra, mientras que las base imponible la tendremos que amortizar a lo largo de varios periodos en el impuesto el IRPF.

            Especial atención merece el caso de los vehículos afectos a la actividad.

            Por norma general se entiende que el IVA de los vehículos se puede deducir al 50%, como también ocurre con el IVA de los gastos relacionados con el mismo (proveniente de reparaciones, carburante, revisiones, etc.). Este 50% es un porcentaje aceptado por la Agencia Tributaria como válido sin requerir que se lo justifiquemos explícitamente.

            No obstante, cada contribuyente puede imputar el porcentaje que desee siempre que pueda probarlo ante la Administración. Como excepción a la norma anterior, la AEAT acepta la deducción del 100% del vehículo en determinadas actividades para las que el uso del vehículo se considera fundamental (p.e. taxista, autoescuela o transporte de mercancías).

            Por último, ya para finalizar, añadir que además de los tipos de gasto anteriormente comentados, existen otros gastos fiscalmente deducibles, que también podrán ser objeto de deducción en cuanto al IVA.

            Dentro de este concepto figuran los todos los gastos que, teniendo el carácter de fiscalmente deducibles, no figuren expresamente recogidos en las anteriores rúbricas. A título de ejemplo puede citarse la compra de libros, la suscripción a revistas profesionales o adquisición de bienes no amortizables, siempre que tengan relación directa con la actividad.

¿Cuándo el IVA no es deducible?

            Como hemos visto, no todo el IVA soportado es deducible. Aunque hay muchas controversias sobre el asunto, lo cierto es que las restricciones del derecho a deducir se establecen para evitar abusos.

            De esta manera, la Ley 37/1992, del Impuesto sobre el Valor Añadido enuncia en su artículo 96 las exclusiones y restricciones del derecho a deducir.

            En este sentido, nunca serán deducibles las cuotas soportadas por ninguno de estos bienes y servicios:

1. Joyas, alhajas, piedras preciosas, perlas y objetos elaborados con oro o platino.
2. Alimentos, bebidas y tabaco.

3. Espectáculos y servicios de carácter recreativo.

4. Bienes y servicios destinados a atenciones a clientes, asalariados o a terceras personas.
5. Los servicios de desplazamiento o viajes, hostelería y restauración.

            Estarán excluidos en estos casos aquellos bienes o servicios que correspondan a la actividad económica de la empresa.

            Ejemplo: venta de joyas, restauración, organización de eventos, etc.