Obligatoriedad de registro de la jornada diaria de tus trabajadores

La Inspección de Trabajo se pone seria con las horas extras

            Los inspectores exigen a las empresas que registren la jornada diaria de sus trabajadores tras dos sentencias de la Audiencia Nacional que así lo reclaman.

            La obligatoriedad de entregar a los trabajadores unos resúmenes de las horas realizadas cada mes.

            La propuesta del pasado día 22 de diciembre de 2013, que se publicó en el Real Decreto‐Ley 16/2013 de 20 de diciembre, en el cual entre otras disposiciones se modificaba el artículo 12.5 del Estatuto de los Trabajadores (E.T.), en el sentido de establecer la obligación empresarial de registrar diariamente la jornada de los trabajadores a tiempo parcial.

            La inclusión de esta obligación del comentado artículo 12.5 del E.T., que regula el régimen jurídico de las horas complementarias podía plantear alguna duda interpretativa, sobre si esta obligación se establecía para todos los contratos a tiempo parcial o únicamente para los que realizan horas complementarias.

            La reciente instrucción 3/2016 de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, considera que “no es admisible que, con la invocación de la flexibilidad horaria que brindan las normas laborales, puedan perjudicarse los derechos de los trabajadores y se altere el equilibrio contractual mediante la prolongación de indebida de la jornada laboral”.

            En otras palabras, que los empresarios no pueden refugiarse en la flexibilidad horaria de la jornada para no retribuir las horas extras.

            Muy al contrario, este organismo del Ministerio de Empleo considera en esta instrucción a sus inspectores, que la flexibilidad horaria en las empresas justifica el refuerzo de las normas laborales “particularmente de las normas sobre el registro de la jornada de trabajo diaria”.

            A la vista de estos argumentos la Inspección decidió “intensificar el control del cumplimiento de la normativa del tiempo de trabajo”.

            La obligatoriedad de entregar a los trabajadores unos resúmenes de las horas realizadas cada mes.

            En particular sobre el respeto de la jornada máxima, las horas extraordinarias y sobre la correcta compensación y cotización, en caso de que se realicen.

            Según lo ordenado en esta instrucción, este mayor control se está produciendo ya actualmente en los sectores de banca, industria manufacturera, comercio, reparación de vehículos, actividades sanitarias, servicios sociales y actividades financieras y de seguros.

            Así, fuentes de la Administración explican que cuando los inspectores y subinspectores realizan sus correspondientes visitas para controlar esta materia actúan sobre cuatro frentes: comprobar la realización de horas extras y que éstas no superen el máximo legal (80 anuales); su remuneración y cotización; el registro de la jornada por parte de la empresa; y si, tal y como exige la ley, los representantes de los trabajadores están siendo informados de su realización.

            Precisamente, el registro de la jornada es el punto que más polémica está suscitando en las visitas de los inspectores.

            Hasta ahora, era el trabajador quien debía acreditar que había realizado horas extras, en el momento de reclamarlas. Es más, la jurisprudencia solo exigía a las empresas que registraran el horario diario con el fin de compensar las horas extra, si estas se producían en la empresa. De lo contrario, no estaban obligadas.

            Pero esto ha cambiado, tras dos sentencias de la Audiencia Nacional del 4 de diciembre de 2015 (caso Bankia) y otra del 19 de febrero de 2016 (caso Abanca).

            En dichos pronunciamientos, los jueces concluyen que las empresas sí deben llevar un registro diario de la jornada de sus trabajadores, para que los inspectores de Trabajo puedan determinar “si se superan o no los límites de la jornada ordinaria” y, por lo tanto, el trabajador ha realizado horas extraordinarias.

            Así lo indica también un informe de la Dirección General de Empleo que indica que “para saber si se han realizado horas extraordinarias, es preciso conocer con exactitud el número de horas ordinarias trabajadas”.

            Se trata de un control exhaustivo y obligatorio con el que la Inspección de Trabajo y Seguridad Social quiere proteger el derecho de los trabajadores.

            Por un lado, se quiere evitar que con la flexibilidad horaria se puedan ver perjudicados los derechos de los trabajadores, mediante la ampliación indebida de la jornada laboral, y por otro lado, controlar que la prolongación de la jornada sea debidamente compensada a los trabajadores en tiempo de descanso o como retribución por horas extraordinarias 

¿A quienes afecta?

            Esta campaña va destinada a aquellos sectores que acumulan un mayor volumen de horas extraordinarias, que según indica la Encuesta de Población Activa (EPA) elaborada por el Instituto Nacional de Estadística corresponde a las siguientes ramas de actividad. 

- Sección C: Industria manufacturera. Dentro de esta, se seleccionaran únicamente las empresas que pertenezcan a las actividades de: Industria textil, Confección de prendas de vestir, Industria del calzado y cuero, Artes graficas, Impresión y Encuadernación, Fabricación de muebles.

- Sección G: Comercio al por mayor y al por menor, reparación de vehículos motor y motocicletas.

- Sección K: Actividades Financieras y de Seguros.

- Sección Q: Actividades Sanitarias y  de Servicios sociales.

            El pasado año los 14,8 millones de asalariados que había en España realizaron una media de 6,3 millones de horas extra a la semana (más de 327 millones al año), según los datos de 2015 de la Encuesta de Población Activa (EPA).

            En el sector servicios se realizaron tres de cada cuatro horas extra el pasado año y el 60% de ellas fueron no pagadas. El mayor número de horas extra pagadas por asalariado se da en la sanidad (12,8 horas) mientras que las no pagadas se dan más en la hostelería (12,5 horas).

            El Estatuto de los Trabajadores establece que, bien mediante convenio colectivo o contrato individual, se fije el pago de estas horas (siempre por encima de lo que se paga la hora ordinaria) o se compense con el tiempo equivalente de descanso.

            En ausencia de pacto, se entiende que estas horas pagarán con tiempo de descanso que deberá disfrutarse en los cuatro meses siguientes a su realización. Pero no todas estas horas se recompensaron.

            Los datos de la EPA indican que el pasado año se realizaron 3,5 millones de hora extra a la semana no pagadas ni con dinero ni con tiempo de descanso; frente a 2,8 millones de horas que sí fueron retribuidas.

            Esto supone que el 56% de las horas extra realizadas el pasado año no se retribuyeron, en comparación con el 39% que no se compensaban en 2008.  

Procedimiento de Inspección de Trabajo

            Para ejecutar esta Campaña, los Inspectores de Trabajo visitaran los centros de trabajo, realizando entrevistas a los empleados o representantes de los trabajadores y requerirán la siguiente información:

- Actividad de la empresa.

- Horario de apertura y de trabajo.

- Contratos de trabajo, puestos de trabajo existentes, cuadrante horario y de turnos, descansos, festivos trabajados.

- Acuerdos de distribución irregular de la jornada o en su defecto decisiones empresariales al respecto.

- Relación de horas extraordinarias.

- La obligación de registro de la jornada ya está contemplada con carácter general en el artículo 35.5 del E.T. que establece que “al efecto del cómputo de horas extraordinarias, la jornada de cada trabajador se registrará día a día y se totalizará en el periodo fijado por el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente”.

            El alcance de establecer en el artículo 35.5 del E.T. se entiende como generador de una obligación del empresario que comporta:

a) Disponer de un registro de la jornada diaria que cada trabajador realiza, aunque se trate de trabajadores a tiempo completo.

b) Totalizar la jornada efectuada por cada trabajador en función del periodo que se toma en cuenta para el abono de las retribuciones.

c) Hacer entrega a cada trabajador de copia del resumen elaborado con esta periodicidad. 

Requisitos del Registro de la Jornada

- El Registro debe ser diario e incluir el horario concreto de entrada y salida respecto de cada trabajador con el fin de determinar las horas realizadas cada día por cada uno de ellos no siendo aceptable para la acreditación de su cumplimiento la exhibición del horario general o los cuadrantes horarios.

- La comprobación del Registro debe poderse realizarse en el centro de trabajo, lo que evita la posibilidad de la creación posterior, manipulación o alteración de los registros. Cualquiera que sea el modelo de control de la jornada que se utilice debe garantizar la fiabilidad y la invariabilidad de los datos. Si el Registro se produce por medios electrónicos o informáticos, el Inspector podrá requerir que se impriman los registros de un periodo determinado. Si el Registro se produce por medios manuales el Inspector podrá requerir copia, tomar apuntes o fotografías de los mismos.

- Mensualmente debe realizarse un resumen de la jornada realizada por los trabajadores, totalizada en el periodo fijado para el abono de las retribuciones.   

 Control de la jornada de los trabajadores a tiempo parcial

            El Real Decreto Ley 16/2013 de 20 de diciembre establece una serie de medidas para controlar de manera más exhaustiva la jornada de trabajo de los contratos a tiempo parcial al haberse detectado en los últimos años que gran parte del empleo sumergido esta en las altas de trabajadores con jornadas inferiores a las que realmente realizan.

            Para ello se establece la obligación de registrar la jornada diaria de cada trabajador por separado. En este sentido, es necesario cumplimentar para cada uno de los trabajadores, documento en que figure:

- Datos del trabajador

- Hora de entrada y de salida

- Horas trabajadas cada día.

            Los datos se totalizaran mensualmente entregando copia al trabajador junto con la nomina, además es obligatorio tener un cuadrante de trabajo donde se regulen los horarios de cada uno de los trabajadores.

            Es importante destacar que los trabajadores con contratos a tiempo parcial no pueden realizar horas extraordinarias sino que únicamente podrán realizar Horas Complementarias.

            Se consideran Horas Complementarias las realizadas como adición a las horas ordinarias pactadas en el contrato a tiempo parcial conforme a las siguientes reglas:

- El empresario solo podrá exigir la realización de horas complementarias cuando asi lo hubiera pactado por escrito y expresamente con el trabajador.

- Solo se podrá formalizar un pacto de horas complementarias en el caso de contratos a tiempo parcial con una jornada de trabajo no inferior a 10 horas de trabajo semanales.

- El número de horas complementarias pactadas no podrá exceder del 30% de las horas ordinarias de trabajo objeto del contrato. El trabajador deberá conocer el día y la hora de realización de las horas complementarias pactadas con un preaviso de tres días, salvo que el convenio establezca un plazo inferior.

- Las horas complementarias efectivamente realizadas se retribuirán como ordinarias, computándose a efectos de cotización a la Seguridad Social y periodos de cadencia y bases reguladoras de las prestaciones. A tal efecto el número y retribución de las horas complementarias realizadas se deberá recoger en el recibo individual de salarios y en los documentos de cotización a la Seguridad social. 

Posibles sanciones aplicables a las empresas con incumplimiento en materia de jornada de trabajo y horas extraordinarias.

- Por la superación del límite máximo anual de horas extraordinarias: Infracción grave por transgresión de las normas y los límites legales o pactados en materia de jornada y horas extraordinarias. Sanción entre 625€ en grado mínimo a 6.250€ en grado máximo.

- Por incumplimiento empresarial de las obligaciones de registro y declaración de horas extraordinarias. Infracción grave por transgresión de las normas y los límites legales o pactados en materia de jornada y horas extraordinarias. Sanción entre 625€ en grado mínimo y 6.250€ en grado máximo. Además, infracción grave por impago de salarios por los importes anteriormente mencionados.

            La obligatoriedad en el registro de la jornada de los trabajadores a Tiempo Completo, para el control de las horas complementarias, es independiente de la obligatoriedad de las empresas a realizar el registro de la jornada de los trabajadores a Tiempo Parcial.