Nomina en papel, ¿es obligatoria entregarla a los empleados?

Cómo debe ser la entrega de la nómina al trabajador La gran mayoría de las empresas entregan a sus empleados la nómina en papel. Además requieren de la firma de una copia para la empresa por parte del trabajador. Así mismo la copia que este se queda también estará firmada por el representante de la empresa. Pero ¿es obligatorio entregar la nómina en papel a los empleados? Lo cierto es que no es condición indispensable. Lo que sí es cierto es que la empresa, si decide sustituir la nómina en papel por una nómina electrónica, deberá facilitar a los trabajadores los medios necesarios para el acceso a los mismos. Pero también se debe facilitar el envío de dicho documento por correo electrónico o su copia en una memoria externa para que el empleado pueda guardarlo. El Tribunal Supremo, en sentencia de 1 de diciembre de 2016, entiende que la entrega al trabajador del recibo individual justificativo del pago del salario debe hacerse en el modelo correspondiente, pero no se establece en qué soporte ha de entregarse, pudiendo el empresario decidir el cambio de formato (de papel a digital) unilateralmente aun cuando contravenga la práctica seguida hasta el momento en la empresa. Según explicó el Supremo en una nota, la Sala IV argumenta que el cambio de soporte no supone perjuicio ni molestia alguna para el trabajador, ni puede considerarse gravoso para éste, ya que si quiere copia de la nómina en papel, sólo debe dar la orden de imprimir en el ordenador. El Alto Tribunal modifica, de esta manera, la doctrina al respecto que plasmó en una sentencia de 22 de diciembre de 2011, referida a la empresa Air Europa, donde defendía que la previsión legal era la entrega material en soporte papel de las nóminas. El Supremo explica que ha cambiado el criterio «a la vista del tiempo transcurrido desde que se dictó la misma y de la generalización de la utilización del soporte informático en lugar del soporte papel para almacenar y comunicar datos, documentos y decisiones». Hay que recordar que el Estatuto de los Trabajadores dispone que: “La documentación del salario se realizará mediante la entrega al trabajador de un recibo individual y justificativo del pago del mismo. El recibo de salarios se ajustará al modelo que apruebe el Ministerio de Empleo y Seguridad Social, salvo que por convenio colectivo o, en su defecto, por acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores, se establezca otro modelo que contenga con la debida claridad y separación las diferentes percepciones del trabajador, así como las deducciones que legalmente procedan”. Los Sindicatos que interponen la demanda, alegan una infracción del Estatuto de los Trabajadores, que en su artículo 29.1 dice que se debe entregar un recibo individual y justificativo del pago del salario (la nomina), y de la Orden Ministerial que establece ese modelo predeterminado. A esto, el Tribunal responde que en la citada Orden Ministerial se exige la entrega ‘de recibo individual justificativo del pago del salario, (…) pero no se establece el soporte en el que ha de entregarse dicho recibo‘. Cambio de criterio del Tribunal Supremo El Supremo indica que “ninguna de las normas cuya infracción denuncia el recurrente contiene exigencia alguna respecto al formato en el que ha de entregarse las nóminas a los trabajadores”. Es decir, se exige la entrega al trabajador de recibo individual justificativo del pago del salario, en el modelo aprobado por el Ministerio de Trabajo, pero no se establece el soporte en el que ha de entregarse dicho recibo. El Tribunal añade que podría parecer que se exige que la entrega haya de realizarse en soporte papel, al disponer la Orden de 27 de diciembre de 1994: “El recibo de salarios será firmado por el trabajador al hacerle entrega del duplicado del mismo y abonarle en moneda de curso legal o mediante cheque o talón bancario, las cantidades resultantes de la liquidación. La firma del recibo dará fe de la percepción por el trabajador de dichas cantidades, sin que suponga su conformidad con las mismas”. Sin embargo, tal apariencia queda desvirtuada por lo que, a renglón seguido, la misma Orden dispone lo siguiente: “Cuando el abono se realice mediante transferencia bancaria, el empresario entregará al trabajador el duplicado del recibo sin recabar su firma, que se entenderá sustituida, a los efectos previstos en el apartado anterior, por el comprobante del abono expedido por la entidad bancaria”. En definitiva, se admite que el trabajador no firme el duplicado del recibo de salarios cuando quede constancia de su abono mediante el comprobante que expide la entidad bancaria, por lo que el hecho de que no se le entregue el recibo en soporte papel se ajusta a esta última previsión. La sentencia concluye que “la entrega del recibo en soporte informático cumple la finalidad de la entrega al trabajador de copia del recibo de salarios que, tal y como consta en la exposición de motivos de la Orden de 27 de diciembre de 1994, es garantizar la constancia de la percepción por el trabajador de las cantidades liquidadas y la debida transparencia en el conocimiento por el mismo de los diferentes conceptos de abono y descuento que conforman tal liquidación”. Y añade, además, que dicho cambio de soporte no le supone al trabajador ningún perjuicio ni molestia, pues “no puede calificarse de gravoso el hecho de que si el trabajador quiere una copia de su nómina en soporte papel tenga que dar la orden de imprimir y esperar breves segundos a que la impresión se efectúe”. ¿Es obligatorio que me faciliten la nómina? Si. La obligación de entregar la nómina se mantiene, lo que puede cambiar es la forma en que te la hagan llegar, que puede ser directamente en papel o a través de soporte informático (envío por email, descarga en página web, intranet, aplicaciones de la empresa, etc). Mi empresa me sigue enviando la nómina en papel Esta sentencia no supone una obligación de enviar la nómina en formato digital, sino que conviven las dos opciones. Es posible que la empresa te envíe la nómina a través de un soporte informático o que te la siga entregando en mano, y si es así, se deberá seguir el mismo procedimiento que hasta ahora. Si me envían la nómina en formato digital, ¿cómo la firmo? El Tribunal Supremo responde también a esta cuestión, estableciendo que actuará como justificante de haber recibido la nómina, el recibo bancario, ya que demuestra el ingreso de la misma. La sentencia dice específicamente que ‘se admite que el trabajador no firme el duplicado del recibo de salarios cuando quede constancia de su abono mediante el comprobante que expide la entidad bancaria, por lo que el hecho de que no se le entregue el recibo en soporte papel se ajusta a esta última previsión‘. Ten en cuenta que cuando la nómina llega en papel tienes que firmarla solamente si estás de acuerdo con las cantidades y si has recibido las mismas. Si no estás de acuerdo con las cantidades tras recibir la nómina en digital o si la empresa no te paga, realiza los trámites oportunos de reclamación de cantidades del mismo modo que si recibieses la nómina en papel. ¿Cómo puedo conseguir una copia de mi nómina? Si te entregan la nómina en mano o en formato físico, podrás hacer una fotocopia o solicitar una nueva copia a la empresa en caso de no disponer de la que te entregaron. Por otra parte, si la nómina se encuentra en un soporte informático, podrás acceder a ella en cualquier momento e imprimirla para obtener tu nómina impresa.