¿Qué es una factura proforma y para qué sirve?

El término pro forma que da nombre a esta factura, proviene del latín haciendo referencia a “Aquella factura que se desarrolla en sincronía de una formalidad”. 

            Esta es una de las principales características que a simple vista podemos observar en este tipo de factura, ya que siempre deberá aparecer de forma, clara, perfectamente visible el termino Factura Pro Forma.

            El concepto de factura proforma es algo que a veces no se tiene claro, identificando este tipo de documento con una factura ordinaria. Pero ambas cosas son muy distintas.

            Cuando comienzas la aventura de ser autónomo a montar tu propia empresa, te enfrentas a un amplio abanico de terminologías que probablemente antes no estaban en tu lenguaje cotidiano. Hablamos de las facturas proformas.

            Un error muy común es identificarla como una factura ordinaria. Sin embargo, una proforma equivale a un presupuesto u oferta comercial (salvando las distancias) provisional que se emite con la finalidad de que el comprador disponga de información completa sobre los bienes o servicios de la compraventa.

            A continuación, te contamos todos los detalles sobre este documento. 

¿Qué contiene una factura proforma?

            Una factura proforma no es una factura comercial. Se trata de un documento que especifica los detalles de una futura factura definitiva. Mediante la factura proforma, el vendedor se compromete a proporcionar los productos o servicios especificados a un precio determinado.

            Las facturas proforma no forman parte de la contabilidad de la empresa porque no se trata de una factura definitiva. Aún así, su contenido es similar al de una factura definitiva. 

 Contiene: 

·         Texto especificando que se trata de una factura proforma

·         La fecha de emisión. 

·         Tus datos como proveedor: nombre comercial, razón social, NIF, datos de contacto, dirección... En caso de ventas a la Unión Europa sería su número de IVA comunitario.

·         Datos de tu cliente: nombre comercial, razón social, NIF, datos de contacto, dirección...

·         Descripción precisa y minuciosa de la mercancía. Se debe mencionar de manera explícita la cantidad o las unidades del producto.

·         Precio unitario, el precio total y la divisa cotizada. 

·         Finalmente puedes desglosar los gastos de transporte y seguro si estos existen.            

            La factura proforma suele utilizarse en operaciones comerciales internacionales para documentar el valor de una operación o a modo de oferta de venta.

               Las facturas proformas no tienen ninguna validez contable ni fiscal 

             Cuando se solicitan subvenciones estatales o financiación, puede servir como justificación y compromiso de una inversión a realizar.  

Función de la Factura Pro Forma en comercio internacional

            La factura pro forma es un documento provisional emitido por el exportador con la finalidad de que el comprador disponga de información completa sobre los bienes o servicios que componen la operación de compraventa.

            Si la oferta ha sido aceptada por el comprador la factura pro forma sirve para que el exportador confirme todos los datos de la venta.

            En este caso podemos decir que se utiliza a modo de oferta comercial, por lo que es similar (salvando las distancias) a un presupuesto.

                        Una de las peculiaridades de esta factura, es que se usa de forma obligatoria en operaciones de comercio Internacional es un documento de oferta e información expedido por el exportador en el que se detallan las condiciones según las cuales estaría dispuesto a vender una mercancía. 

            Siendo esta necesaria en muchos casos para otras aplicaciones relativas a la apertura de créditos documentados y conseguir financiación.

            Así mismo destacar que el uso de la proforma a nivel Europeo es facultativo pero recomendable. 

¿Qué información debe aparecer en la factura pro forma en comercio exterior? 

·         Fecha de emisión

·         Nombre, domicilio e identificación fiscal (nº de IVA comunitario para ventas a la UE) del exportador (expedidor) y del comprador (destinatario o consignatario).

·         Descripción  precisa y cantidad de la mercancía

·         Precio unitario y total de la mercancía en la divisa pactada

·         Número de bultos, peso bruto, peso neto y volumen.

·         Forma y condiciones de pago 

·         Incoterms (international commercial terms, ‘términos internacionales de comercio’) son términos, de tres letras cada uno, que reflejan las normas de aceptación voluntaria por las dos partes; compradora y vendedora, acerca de las condiciones de entrega de las mercancías y/o productos, debiendo quedar fijadas en la pro-forma.

 

·         Número de identificación fiscal (en caso de operaciones intracomunitarias)

·         Referencia al pedido

·         Origen de la mercancía

·         Medio de transporte

·         Desglose de gastos de transporte y seguro, si son por cuenta del exportador, a efectos de calcular el valor estadístico y el valor comercial.

·         Fecha de validez del documento.

            Aunque su valor es principalmente informativo y no sirve a efectos contables, existe la obligación de respetar las condiciones que en ella se recogen durante el tiempo establecido.

            En muchos casos las  relaciones comerciales internacionales son repetitivas, y muchas de las empresas suelen definir solo en una primera ocasión los términos y las condiciones de compraventas, y en las futuras compras únicamente suelen ponerse de acuerdo en la cantidad y precio de la mercancía.

            En estos casos la factura proforma sirve al importador para obtener los requisitos administrativos previos al despacho de aduanas de importación, como puede ser una licencia de importación, la autorización para obtener las divisas necesarias para el pago de la compraventa, la apertura de un crédito documentario, etc.

            En estos casos la factura proforma se utiliza como documento acreditativo, y para declarar el valor de las mercancías en las aduanas.

            Generalmente las facturas pro forma no se numeran, y tampoco es aconsejable firmarlas o sellarlas, salvo cuando lo solicite el cliente de forma explícita; yo recomiendo su numeración, secuencialmente creciente sumando cantidades diferentes cada vez, dando así nuestra empresa una imagen de mayor volumen de ventas.

            Empezamos por la 100, y la siguiente será la 121, y la siguiente la 164; ello evita que remitamos facturas proforma a una misma empresa pero en diferentes países y su numeración sea correlativa.

            Hay que tener mucho cuidado con confundir este tipo de documento con una factura ordinaria, ya que no es válido para su presentación en la  Agencia Tributaria en revisiones de impuestos. Al no ser una factura reglamentaria, tampoco sirve como garantía de compra del bien adquirido.

            Así que conviene comprobar rigurosamente que no hemos incluido facturas proforma en el cálculo de nuestras liquidaciones y declaraciones.

            Otro de los usos que tiene la factura proforma es el relativo a la apertura de créditos.

            Es decir, seguramente tendrás que hacerles entrega de una factura proforma del bien que se va a adquirir con el dinero solicitado, quedando así justificada esa petición de dinero.

            También en los casos de comercio exterior se usa para justificar el envío de mercancía sin ningún valor comercial, como pueden ser las muestras, la tramitación de una licencia de importación, etc. 

¿Se pueden contabilizar las facturas proforma?

            Una factura proforma no se puede contabilizar, ya que, como se ha dicho, no es una factura real sino un “espejo” de esta.

            De ahí  la importancia de destacar en un lugar bien visible que es una factura proforma para que no de lugar a confusión, si bien es muy recomendable guardarlas con un orden como recordatorio de lo que se ha ofertado o nos han ofertado.