NUEVA OBLIGACIÓN: Legalizacion de libro de actas y libros de registro por medios telematicos
El artículo 18 de
la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su
internacionalización (la “Ley de Emprendedores”), establece que todos los
libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios, con arreglo a las
disposiciones legales aplicables1 (los “Libros”),
“Los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios
son los siguientes:
.- libro de inventarios y cuentas anuales y
libro diario;
.- libro de actas y de los órganos colegiados de
la sociedad;
.- libro registro de acciones nominativas, en
el caso de tratarse de una sociedad anónima, o libro registro de socios, si se
trata de una sociedad de responsabilidad limitada; y
.- libro registro
de contratos con el socio/accionista único, en el caso de una sociedad
unipersonal”.
Se legalizarán
telemáticamente en el Registro Mercantil correspondiente después de su
cumplimentación en soporte electrónico y antes de que trascurran cuatro meses
desde la fecha del cierre del ejercicio social.
Hasta la fecha, la legalización en
el Registro Mercantil de los Libros podía efectuarse mediante presentación de
los mismos en formato papel, en soporte digital, telemáticamente o mediante una
combinación de dichos formatos en función del libro de que se tratara.
En relación con este tema, la Ley de
Emprendedores introduce importantes novedades, entre las que destacan las
siguientes:
(a) A partir de
ahora, sólo será posible la formación de Libros en formato electrónico y su
legalización telemática en el correspondiente Registro Mercantil competente, de
modo que será preciso inutilizar o cerrar de forma previa los Libros en formato
papel.
(b) La legalización
de los Libros deberá realizarse dentro de los cuatro meses siguientes a la
fecha del cierre del ejercicio y, con una periodicidad anual, si bien los
empresarios podrán voluntariamente legalizar libros de detalle de actas o
grupos de actas formados con una periodicidad inferior a la anual cuando
interese acreditar de manera fehaciente el hecho y la fecha de su intervención
por el Registrador.
(c) La presentación
telemática de Libros se realizará a través de la página web
www.registradores.org, seleccionando la opción “Presentación telemática de
cuentas y libros” siendo necesario que la sociedad disponga de un certificado
digital para efectuar dicho trámite.
En relación con lo anterior,
conviene precisar que si bien todavía no existe desarrollo reglamentario de la
Ley de Emprendedores ni se ha previsto ningún régimen transitorio de adaptación
para la presentación telemática de los Libros, algunos Registros Mercantiles ya
han empezado a aplicar la citada disposición partir de la entrada en vigor de
dicha Ley, esto es, desde el 29 de septiembre de 2013.
No obstante, en la práctica, no
existe hasta la fecha un criterio unánime entre los distintos Registros
Mercantiles sobre el momento en que vaya a hacerse efectiva la obligación de
legalización telemática de los Libros, dependiendo dicha fecha de la efectiva
adaptación por parte de los Registros Mercantiles a las infraestructuras
técnicas necesarias para tramitar el procedimiento de legalización de Libros
por medios telemáticos.
Al respecto, es de mencionar que
para poder acceder a dicho servicio será necesario estar dado de alta,
procedimiento que puede realizarse directamente desde la web en el apartado
“Cómo abonarse”.
También será necesario disponer de
firma digital compatible, siendo admisible el certificado de la Fábrica
Nacional de Moneda y Timbre que se utiliza para las presentaciones telemáticas
de Hacienda.
Por otro lado, en relación con la
obligación de formulación de las cuentas anuales por parte de las sociedades de
capital, la Ley de Emprendedores ha modificado el artículo 257.1 del Real
Decreto 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el Texto Refundido de la
Ley de Sociedades de Capital (la “Ley de Sociedades de Capital”), estableciendo
nuevos umbrales que dan derecho a formular balance y estado de cambios en el
patrimonio neto abreviados, de forma que a partir de la entrada en vigor de la
Ley de Emprendedores, podrán formular dichos estados financieros de forma
abreviada aquellas entidades que, durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a
la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las circunstancias
siguientes:
(a) Total de activo
no superior a 4.000.000 euros (anteriormente, 2.850.000 euros);
(b) Importe neto de
la cifra anual de negocios no superior a 8.000.000 euros (anteriormente
5.700.000 euros), y
(c) Número medio de
trabajadores empleados durante el ejercicio no superior a 50.
Asimismo, se modifica el artículo
263 de la Ley de Sociedades de Capital relativo a los umbrales que dan derecho
a no auditar las cuentas anuales.
Hasta el momento de la entrada en
vigor de la Ley de Emprendedores, la obligación de auditar venía referenciada a
los mismos límites que para poder formular balance abreviado.
A partir de ahora, se aplican otros
umbrales diferentes, que no son otros que los establecidos en el ya derogado
artículo 257 de la Ley de Sociedades de Capital (conforme a los criterios antes
referenciados).
De este modo, podrá darse el
supuesto de estar en situación de formular balance abreviado pero, a pesar de
ello, estar obligado a auditar cuentas anuales.
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