Las nóminas del empresario autónomo y los administradores

Te contamos las opciones (nómina o factura) de los empresarios autónomos y los administradores de una sociedad para cobrar sus retribuciones, las retenciones a practicar en las nóminas y la importancia de las retribuciones fijadas en los estatutos de la sociedad.

            Una duda frecuente entre aquellos autónomos que crean una sociedad es la manera en que deben ser retribuidos sus servicios, si mediante una nómina o mediante una factura.

            Las dos opciones pueden ser válidas, en este artículo analizamos las cuestiones a considerar: los casos en que se puede optar por una nómina o por una factura, las retenciones a practicar en el caso de la nómina y la importancia de la estipulación de la retribución de los administradores en los estatutos. (Este es mi gran consejo; desde primeros de año se esta optando por formulas diversas, la que creo mejor es fijar el sueldo de administrador en el salario mínimo interprofesional (SMI), por el que se tributara al 37%; y quedar uno tranquilo).

            Se prevé este año que los Sres de Hacienda intensificaran su campaña por este lado; sitio frágil que bien saben no está a dia de hoy, como debe estar.

Opciones de pago para socios administradores

            A modo de resumen, se puede decir que las cantidades satisfechas por la sociedad a su socio-administrador son deducibles en tanto que:

• Está previsto su abono en los Estatutos sociales.( No por Junta, creo mejor con escritura)

• Consta la prueba de su dedicación personal a las labores de gerencia de la empresa, su nómina y el correspondiente alta en la Seguridad Social.

            Ahora bien, este es un tema delicado sujeto a diversas interpretaciones de la jurisprudencia y de los propios criterios de Hacienda en cada caso. Como pautas generales cabe precisar:

            Si el socio posee el 50% o más de la sociedad, no puede cobrar nómina como empleado. Teniendo dos opciones:

• Cobrar nómina como administrador (si los estatutos lo contemplan), con una retención del 37%.

• Cobrar como autónomo, facturando sus servicios, con IVA del 21% y retención del 21% (9% para los nuevos autónomos, en el año en el que se dan de alta y los dos siguientes, con la condición de no haber realizado ninguna actividad en el año anterior). En estos casos es importante que el socio pueda demostrar a Hacienda que tiene una sede propia dotada con medios de producción propios en la que puede ordenar su trabajo sin una relación de dependencia directa (asistencia al centro de trabajo) ni de ajenidad (jerarquías, toma de decisiones) con la sociedad a la que factura. De lo contrario deberá tener una nómina como administrador. ( Aquí si leéis la prensa ya esta apretando Hacienda)

Si el socio tiene menos del 50%, depende de la naturaleza de los servicios que cobre:

• Si se consideran servicios de administrador (y están contemplados en los estatutos), podrá cobrarlos con una retención del 42%

• Si se trata de otros servicios profesionales, hasta ahora había que  ver si se calificaba el trabajo por cuenta ajena o por cuenta propia. Si se consideraba que trabaja por cuenta ajena, cobraba una nómina, con retención según tablas. Si se consideraba que trabaja por cuenta propia, debería hacer factura, con IVA y retención del 21% (o 9%, en su caso).
•  Al igual que en el caso anterior es conveniente contar con sede y medios de producción propios y no incurrir en una situación de dependencia y ajenidad.
• Sin embargo, tras la Reforma Fiscal, en vigor desde enero de 2015, los socios que participen en sociedades y entidades profesionales (dadas de alta en un epígrafe de actividades profesionales del (IAE) no pueden cobrar nómina y han de emitir factura obligatoriamente.

Retenciones a practicar en la nómina

            A efectos de practicar correctamente las oportunas retenciones, es necesario distinguir las retribuciones que se perciben por la condición de administrador, que dan lugar a rendimientos del trabajo en el IRPF y que quedarían sujetas en todo caso a un tipo fijo de retención del 42%,  y las retribuciones que puedan percibirse por un trabajo personal derivado de una relación laboral, con el mínimo del 15% si derivan de la relación laboral especial para altos directivos o de cualquier otra a la que resulte aplicable este tipo mínimo. El porcentaje se reduce en un 50% cuando se trate de rendimientos obtenidos en Ceuta y Melilla que den derecho a deducción.

Los estatutos y la retribución de los Administradores

            La retribución de los administradores debe constar en los estatutos de la sociedad y puede adoptar diferentes formas: dietas por asistencia, retribuciones constantes o variables por participación en los beneficios de la entidad, etc. Cualquiera que sea la forma que adopte, la retribución a los administradores es gasto contable, si los estatutos prevén el carácter remunerado del cargo.

            Sin embargo, no es gasto deducible la retribución a los administradores cuando los estatutos no permitan determinar de forma precisa su importe. Para la deducibilidad de la remuneración del órgano de administración es necesario que los estatutos establezcan su cuantía de forma determinada o determinable.

            En el supuesto de administradores que no sean socios de la entidad, dado que su retribución debe estar fijada en los estatutos sobre los cuales el administrador no ha podido tener ninguna influencia, parece razonable que su retribución no caiga dentro del régimen general de las operaciones vinculadas, el cual debería aplicarse al resto de operaciones que los administradores realicen con la entidad.

            Tratándose de socios de la entidad a la que prestan su trabajo, cualquiera que sea el régimen de la Seguridad Social de ese trabajador, el importe de su retribución es gasto de personal para la entidad, deducible a efectos fiscales, siempre que respondan a la prestación de servicios personales para las actividades desarrolladas por la sociedad y no retribuyan capitales propios aportados por los socios.

            En el caso de un administrador único, socio único y dueño de la mayoría de las acciones de una sociedad de responsabilidad limitada, en régimen especial de autónomos de la Seguridad Social, en relación con la calificación de las rentas percibidas, se ha interpretado lo siguiente:

• Si el cargo de administrador fuese retribuido, los estatutos de la entidad deben preverlo expresamente, señalando, además, el sistema de retribución. En este caso, las cantidades percibidas son rendimientos del trabajo.

• Si en los estatutos de la sociedad se configura el cargo de administrador como gratuito, las percepciones pueden calificarse de rendimientos del trabajo si se derivan de una relación laboral, ordinaria o especial (con independencia del régimen de Seguridad Social que le corresponda) o, en caso contrario, de rendimientos del capital mobiliario procedentes de la participación en los fondos propios.

• En estos casos, al tratarse de operaciones realizadas por el socio mayoritario de la entidad, que al mismo tiempo es el administrador de la misma, para la cuantificación de las retribuciones derivadas del trabajo deben tenerse en cuenta las normas sobre operaciones vinculadas.

• El pago de las cotizaciones de la Seguridad Social correspondientes al administrador que responda a la contraprestación del trabajo prestado es deducible.

• Las cuotas del Régimen Especial de Trabajadores Autónomos del administrador satisfechas por la entidad constituyen una retribución del trabajo en especie estando obligada la entidad a practicar ingreso a cuenta. Si la empresa paga al administrador para que éste haga frente a las cuotas de autónomos, es renta dineraria.

• Las cantidades satisfechas por la sociedad a sus socios trabajadores son deducibles siempre que respondan a la prestación de servicios personales para las actividades desarrolladas por la sociedad y no retribuyan capitales propios aportados por los socios, con independencia de su régimen de afiliación a la Seguridad Social que les corresponda.

Novedades 2015 para autónomos societarios trabajadores

            Sin embargo, tras la Reforma Fiscal aprobada en 2014 y que entró en vigor el pasado 1 de Enero de 2015, los autónomos societarios que desempeñen una actividad profesional remunerada para su sociedad deberán cobrar por factura y no por nómina, siempre y cuando su cotización se efectúe en el régimen de autónomos o en una mutualidad que actúe como alternativa al RETA.

Se considerará que los rendimientos proceden de actividades económicas y no de actividades del trabajo cuando concurran las siguientes circunstancias:

    1.º Que provengan de una entidad de la que sea socio con independencia de si es administrador o no.

    2.º Que deriven de la realización de actividades profesionales.

    3.º Que el perceptor esté incluido en el régimen especial de la Seguridad Social de los trabajadores por cuenta propia o autónomos, o en una mutualidad de previsión social que actúe como alternativa al citado régimen especial.